Chứng thực yêu cầu giấy tờ gốc. Trong một số trường hợp hiếm hoi, không phải bản gốc được chứng thực mà là sao y bản chính có chứng thực (bản sao được công chứng), ví dụ như đối với các giấy tờ như hộ chiếu, bằng lái xe, chứng minh thư nhân dân, v.v. và tất cả các giấy tờ chỉ có thể được chứng thực thông qua bản sao y theo yêu cầu của cơ quan chứng thực.
Quý vị có thể xin chứng thực giấy tờ:1) Bởi
Bộ Ngoại Giao Canada (Bộ Các Vấn Đề Toàn Cầu), có trụ sở tại Ottawa. Bộ Các Vấn Đề Toàn Cầu Canada chứng thực các giấy tờ do Chính phủ Canada cấp hoặc được cấp hoặc công chứng tại Manitoba, New Brunswick, Newfoundland và Labrador, Lãnh thổ phía Tây Bắc, Nova Scotia, Nunavut, Đảo Hoàng tử Edward và Yukon.
2) Tại các bộ cấp tỉnh hoặc vùng lãnh thổ. Ví dụ, tại Ontario, một bộ như vậy được gọi là ODS (Ontario Document Services - Cơ quan Dịch vụ Giấy tờ Ontario) và đặt tại Toronto và một vài thành phố khác ở Ontario. Bộ cấp tỉnh chỉ có thể chứng thực các giấy tờ được cấp ở tỉnh đó chứ không phải ở bất kỳ tỉnh nào khác. Nghĩa là, nếu tài liệu của quý vị được cấp tại Quebec, quý vị sẽ không thể chứng thực tại ODS (Bộ của Ontario).
Các bộ cấp tỉnh như vậy tồn tại ở Alberta, British Columbia, Ontario, Quebec và Saskatchewan.
Công chứng giấy tờ để chứng thựcTất cả các giấy tờ có thể được chia thành ba loại. Những giấy tờ cần phải công chứng trước khi chứng thực và những giấy tờ không cần công chứng. Ngoài ra còn có các giấy tờ được chuẩn bị với sự trợ giúp của công chứng viên — đây là một thủ tục khác yêu cầu phải đến gặp trực tiếp công chứng viên hoặc gọi điện video với công chứng viên, tùy thuộc vào tỉnh.
Dưới đây là các giấy tờ chính được chia thành ba loại này:
1)
Giấy tờ không cần công chứng: các giấy chứng nhận do cơ quan đăng ký cấp, ví dụ như giấy khai sinh, giấy kết hôn, giấy ly hôn, giấy chứng tử, giấy đổi tên, bằng tốt nghiệp do cơ sở công lập cấp, v.v.
2)
Giấy tờ cần phải công chứng: giấy chứng nhận hỏa táng và chôn cất, phiếu lý lịch tư pháp, bằng cấp, giấy tờ ngân hàng và tòa án, bằng cấp do tổ chức tư nhân cấp, v.v.
3)
Giấy tờ cần phải ký công chứng: giấy ủy quyền, tuyên bố từ bỏ quyền thừa kế, đơn xin chỉ định thanh toán lương hưu, bất kỳ văn bản và tuyên bố công chứng nào khác
Những nhân viên nhà nước Canada ký những tài liệu này là ai, chữ ký và con dấu của họ có được chứng thực không?
1)
Tổng Cục trưởng đăng ký hộ tịch hoặc Phó Tổng Cục trưởng đăng ký hộ tịch: Giấy chứng nhận do Văn phòng Đăng ký Hộ tịch cấp, chẳng hạn như khai sinh, kết hôn, ly hôn, tử vong, đổi tên, v.v.
2)
Công chứng viên: Sao y bản chính của bất kỳ giấy tờ nào, chẳng hạn như giấy chứng nhận hỏa táng và chôn cất, giấy chứng nhận lý lịch tư pháp, bằng cấp, giấy tờ ngân hàng và tòa án, v.v.
3)
Công chứng viên: Giấy ủy quyền, tuyên bố từ bỏ quyền thừa kế, tuyên bố chuyển nhượng tiền lương hưu, các văn bản và các tuyên bố công chứng khác
4)
Thẩm phán hoặc Thư ký Tòa án: Các quyết định của tòa án
5)
Nhân viên Sở Đăng ký Doanh nghiệp (Registraire des entreprises in Quebec): Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
6)
Hiệu trưởng các trường đại học và trường công lập: Bằng tốt nghiệp
7)
Luật sư: Mọi giấy tờ pháp lý khác