Легалізація та автентифікація документів «під ключ»

Я здійснюю легалізацію та автентифікацію документів «під ключ» для їх використання в Україні, Білорусії, Казахстані та інших країнах

11000+
допоміг
клієнтам
з 2012
Interac, кредитною карткою, PayPal, WU та ще 7 способів оплати

Я сертифікований член асоціації перекладачів Канади і вже допоміг понад 11 000 клієнтів по Канаді

РАБОТАЮ НА ПРАЗДНИКАХ
Facebook
E-mail
Телефон
WhatsApp
Viber
Telegram
Я завжди онлайн
з 09:00 до 17:00 з пн. по пт.
і часто в інший час теж
Запитуйте, я буду радий відповісти
Що таке апостиль та легалізація в Канаді та навіщо це потрібно?
1
Апостиль — підтвердження законності документа для пред'явлення його в іншій країні.
Апостиль у Канаді поки що не застосовується.
Для того, щоб документ, виданий в одній країні, можна було використовувати в іншій країні, цей документ потрібно легалізувати. Існує повна легалізація (двоступенева процедура) і спрощена легалізація (одноступенева процедура або апостиль).

Апостиль використовується тільки в тих країнах, які підписали Гаазьку конвенцію у 1961 році. Тоді ці країни вигадали ОДНОступінчасту процедуру під назвою «апостилювання», яка полягає у проставлянні спеціального штампу «апостиль» на документах у країні видачі документа. І всі інші країни як би «вірять» (довіряють) цьому «апостилю» як своєму рідному документу.

Процедура проставлення апостилю в Канаді не застосовується і слово «апостиль» у Канаді поки що нічого не означає.
У Канаді вживається поняття «легалізація».
Легалізація — це процедура, яку має пройти офіційний документ, виданий в одній країні, щоб стати легальним в іншій країні.
1) Автентифікація
2) Легалізація

Іноді їх об'єднано називають одним словом «легалізація», хоча це і не зовсім коректно. Якщо ви зустрічаєте вираз «легалізація в МЗС Канади», то це не що інше, як автентифікація. Важливо не плутати ці поняття.

Автентифікація робиться в МЗС Канади або в територіальних канадських органах (про це нижче), а легалізація — у консульстві тієї країни, для якої легалізується документ. Це різні процедури, але обидві є невід'ємною частиною загального процесу легалізації.
Документи, складені канадською владою або за участю канадської влади та призначені для використання в інших країнах, підлягають ДВОступінчастій процедурі. Дві ці ступені називаються:
У Канаді не застосовується система апостилю, тому потрібна легалізація.

Потрібно швидше все дізнатися? Залишіть заявку тут
Які документи потрібно легалізовувати?
2
1) Свідоцтва, видані органами РАГС, наприклад: свідоцтва про народження, смерть, шлюб, зміну імені, прізвища і т.д.
2) Доручення та заяви, у тому числі заяви про відмову від спадщини, які складаються або підписуються у нотаріуса
3) Дипломи, додатки до дипломів, атестати та інші документи, пов'язані з навчанням
4) Банківські довідки, судові документи, судові рішення про розлучення
5) Сертифікати про кремацію або поховання

Усі перелічені типи документів мають різні процедури автентифікації.

Під процедуру легалізації також потрапляють усі випадки, коли дитині, яка народилася у Канаді, потрібно отримати громадянство іншої країни (України), так як для отримання громадянства іншої країни потрібно надати канадське свідоцтво про народження, а цей канадський документ має бути легалізованим.
Усі документи, видані канадськими державними чи провінційними органами або оформлені канадським нотаріусом, які вам необхідно використати на території іншої країни.
Найпоширеніші документи, які підлягають такій процедурі:
Занадто важко? Давайте зателефонуємо і обговоримо
Як зробити легалізацію?
3
Якщо зовсім коротко, то так:

1) Автентифікувати документ у МЗС Канади чи в провінційному канадському органі (Де саме? Тут є нюанси)
2) Зробити переклад автентифікованого документа на мову тієї країни, для якої цей документ легалізується
3) Подати пакет документів на легалізацію до консульства


А тепер докладніше.

Чому легалізація вважається ДВОступінчастою процедурою? Тому що для того, щоб завірити автентичність канадського документа, потрібно:

1) Спочатку — завірити підпис та печатку офіційного канадського державного службовця, який підписував документ. Таке завірення робить канадський міністр, тобто ставить на документ свою печатку та підпис. Це і є автентифікація.
2) Потім консульство тієї країни, для якої легалізується документ, має завірити підпис та печатку канадського міністра, який автентифікував документ. Це є фінальна легалізація.

Іншими словами, канадський міністр перевіряє та підтверджує підпис та печатку офіційного канадського державного службовця, який підписував та видавав документ, підтверджуючи, що правда є такий держ. службовець, що він діяв на момент підписання документа, і це справді його печатка та підпис на документі. А консул у консульстві робить «консульську легалізацію» підпису та печатки цього канадського міністра, тим самим підтверджуючи, що справді існує такий міністр, що це правда його підпис та печатка, і що він діяв на момент підписання документа.

Розбавимо цю ДВОступінчасту процедуру сертифікованими перекладами, для того, щоб держ. службовці, міністри і консули з різних країн могли читати ці документи, що передаються з рук в руки, і отримаємо ті самі три етапи: автентифікація, переклад і легалізація. Нижче докладніше про всі три етапи.

1

Автентифікація

Для автентифікації знадобиться оригінал документа. У поодиноких випадках автентифікується не оригінал, а офіційна (нотаріально засвідчена) копія, наприклад, для таких документів, як: паспорти, водійські посвідчення, посвідчення особи тощо.

Автентифікувати можна:

1) У МЗС Канади (Global Affairs), яке знаходиться в Оттаві. МЗС Канади автентифікує документи, видані у будь-якій провінції. Така автентифікація підійде для консульства будь-якої країни.
2) У провінційних/територіальних міністерствах. Наприклад, в Онтаріо таке міністерство називається ODS (Ontario Document Services) і знаходиться в Торонто. Провінційну автентифікацію приймають консульства не всіх країн. Україна приймає, але, наприклад, Росія не приймає. Також, у провінційному міністерстві можна автентифікувати лише ті документи, які були видані в цій провінції та ні в якій іншій. Тобто, якщо ваш документ був виданий у Квебеку, ви не зможете його автентифікувати в ODS (у міністерстві Онтаріо).


Повний список усіх провінційних міністерств можна переглянути тут.

Нотаріальне звірення документа для автентифікації

Усі документи можна умовно поділити на три типи. Ті, які потрібно нотаріально завіряти перед автентифікацією, та ті, які не потрібно. Ще є документи, які складаються за допомогою нотаріуса, — це інша процедура, яка вимагає особистого візиту заявника до нотаріуса.

Ось основні документи, поділені на ці три типи:

1) Не треба нотаріально завіряти: свідоцтва, видані в РАГС, наприклад: свідоцтва про народження, шлюб, розлучення, смерть, зміну імені тощо.
2) Потрібно нотаріально завіряти: сертифікати про кремацію та поховання, довідки про несудимість, дипломи, банківські та судові документи тощо.
3) Потрібно підписувати у нотаріуса: доручення, заяви про відмову від спадщини, заяви про призначення пенсійних виплат, будь-які інші заяви

Хто ж ці канадські держ. службовці, які підписують ці документи, та чий підпис та печатка власне автентифікується?


1) Головний реєстратор РАГС (Registrar General) або його заступник (Deputy Registrar General). Свідоцтва, видані в РАГС, наприклад: свідоцтва про народження, шлюб, розлучення, смерть, зміну імені тощо.
2) Нотаріус (Public Notary): сертифікати про кремацію та поховання, довідки про несудимість, дипломи, банківські та судові документи тощо.
3) Нотаріус (Public Notary): доручення, заяви про відмову від спадщини, заяви про призначення пенсійних виплат, будь-які інші заяви
4) Суддя або клерк суду (Judge, Clerk): рішення суду
2

Сертифікований переклад

Щоб консул підтвердив те, що йому потрібно підтвердити, йому потрібні всі документи на українській мові, відповідно, для того, щоб розуміти, що в них написано. Очевидно, що ці консули і так все розуміють, оскільки, звісно, знають англійську мову, але формально вони працюють за законами України, а ці закони не допускають використання англійської мови в якості мови офіційних документів, і формально консул, взагалі, може і не знати англійську досконало. Тому консулові потрібні переклади. Переклади не будь-які, не зроблені «на коліні», а зроблені сертифікованим канадським перекладачем. Такими є вимоги консульств. (Деякі консульства додатково вимагають, щоб переклад був завірений у нотаріуса. А деякі вимагають ще й автентифікацію друку та підпису цього нотаріуса, який завіряв переклад.)

Перекладати потрібно не лише сам документ, а й автентифікацію, оскільки вона також буде англійською мовою. А ще потрібно перекладати печатку та підпис нотаріуса, якщо він був задіяний у процедурі автентифікації, оскільки канадські нотаріуси повинні ставити свої написи та печатки лише англійською (або французькою) мовою. Саме тому спочатку робиться автентифікація документа, і тільки потім — переклад.

Інші переклади потрібні для довіреностей та заяв. Тут трохи інша історія, оскільки спочатку документ складається мовою тієї країни, в якій використовуватиметься, наприклад, українською для України. Потім перед тим, як підписати цей документ у канадського нотаріуса, його потрібно перекласти англійською мовою, щоб нотаріус зміг його прочитати. Тому переклад робиться двомовним, у двох колонках: ліворуч — оригінальний український текст, праворуч — англійський переклад. Після автентифікації залишиться лише зробити переклад печаток та підписів (нотаріуса та міністра).
3
Легалізація
У консульствах різних країн вимоги до легалізації документів відрізняються. Десь подавати документи можна лише за особистої явки до консульства. Десь можна оплачувати консульський збір лише готівкою, наприклад, вклавши купюри в конверт із документами. Десь потрібно вказати спеціальні дані у заяві на легалізацію. А, наприклад, Білорусь взагалі не має консульства в Канаді, і все доводиться робити через консульство Білорусі в США, яке відповідає за США та Канаду.

Вимоги деяких консульств щодо легалізації документів можна переглянути тут:
· Консульство України
· Консульство Росії
· Консульство Білорусі

Нюансів дуже багато, але загалом схема одна: потрібно зібрати необхідний пакет документів відповідно до вимог консульства тієї країни, для якої робиться легалізація.

Ось, як приклад, пакет документів для легалізації у консульстві України:

1) Заява на легалізацію
2) Роздрукована копія паспорта заявника
3) Оригінал автентифікованого документа
4) Сертифікований переклад документу та його автентифікації
5) Money order на ім'я Embassy of Ukraine

Після консульської легалізації документ повністю готовий для використання на території тієї країни, в консульстві якої він легалізувався.
Потрібно розібрати конкретну вашу ситуацію? Залишіть заявку і я допоможу

Скільки коштує легалізація та як довго вона здійснюється?

4
View of Toronto, Ontario, Canada
Зважаючи на складність процесу легалізації, я почав отримувати велику кількість запитів з проханням про надання допомоги щодо цієї процедури. Тепер я надаю послугу з легалізації та автентифікації «під ключ».

Вартість та терміни залежать від типу документів та від країни, для якої легалізуються документи, тому неможливо назвати якусь точну «загальну ціну».

За переклади я зазвичай беру $49 за аркуш.

За легалізацію «під ключ» я зазвичай беру $200, плюс усі супутні витрати (пошти/кур'єри, консульські збори, банківські комісії — скільки з мене візьмуть, стільки ви мені і компенсуєте).

За автентифікацію «під ключ» я зазвичай беру $100, плюс усі супутні витрати (пошти/кур'єри, збори міністерств — скільки з мене візьмуть, стільки ви мені і компенсуєте).

Зверху додається 13% податку. Усі ціни обговорюються.

Приклад процедури легалізації з цінами та термінами
5
Нижче, в якості прикладу, докладно розписано процедуру легалізації доручення для України з цінами та термінами, «під ключ».
1
Ви даєте мені український текст документа, який ви узгодили з українським нотаріусом або юристом, щоб у тексті все було вивірено з точки зору законів України. За необхідності у мене є послуга складання тексту довіреності, або будь-якого іншого нотаріального документа, українським нотаріусом.
2
Я зроблю переклад на англійську мову відповідно до вимог консульства. Документ буде двомовний, у двох колонках: ліворуч - ваш вихідний український текст, праворуч - англійський переклад.
3
Вам треба буде підписати цей двомовний документ у нотаріуса. Ви можете забрати в мене паперовий переклад у місті Вон, Онтаріо, або я можу надіслати його вам із кур'єром.
4
Підписаний у нотаріуса документ потрібно буде повернути мені таким самим способом.
5
Я зроблю автентифікацію документа в Global Affairs Canada (загальноканадське міністерство в Оттаві), або в провінційному органі автентифікації в Онтаріо (ODS), якщо ваш нотаріус знаходиться в Онтаріо.
6
Після автентифікації я зроблю переклад печатки та підпису нотаріуса і самої автентифікації з англійської на українську мову для консульства, і зроблю Money Order у банку для консульства на потрібну суму.
7
Після цього я відправлю документ на консульську легалізацію в консульство України в Торонто. Мені потрібен буде скан/фото вашого паспорта, ваш номер телефону та емейл, а також ваш підпис на заяві до консульства (я його вам надішлю електронною поштою).
8
Щоб прискорити процес, я можу подати документи на легалізацію в консульство особисто. Ця послуга надається за додаткову плату. Для того, щоб я подав документи в консульство особисто, мені знадобиться від вас довіреність у простій письмовій формі на моє ім'я. Цю довіреність не обов'язково завіряти в нотаріуса. Форму довіреності я надішлю вам електронною поштою.
9
Легалізований документ буде надіслано вам кур'єром безпосередньо з консульства, або від мене в разі легалізації з моїм особистим візитом до консульства.
За переклади я зазвичай беру $49 за сторінку.
За легалізацію під ключ я беру $200 плюс усі супутні витрати (кур'єри, консульський збір, банківська комісія - скільки з мене візьмуть, стільки ви мені й компенсуєте).
З моменту надання фінального тексту документа українською мовою, за термінами буде потрібно:

  1. Переклад документа - 1-3 дні
  2. Доставка перекладу до вас кур'єром - 1-3 дні, забрати у мене з офісу - 1 день
  3. Засвідчити ваш підпис у нотаріуса - ви можете зробити це за 1 робочий день
  4. Доставка підписаного у нотаріуса документа і підписаної вами заяви на легалізацію до мене кур'єром - 1-3 дні, привезти до мене в офіс - 1 день
  5. Доставка документа на автентифікацію в Global Affairs кур'єром - 1-3 дні; якщо в ODS, то я відвезу особисто
  6. Автентифікація документа - 30 робочих днів у Global Affairs, або 1 робочий день в ODS (якщо ваш нотаріус в Онтаріо)
  7. Доставка документа з автентифікації з Global Affairs кур'єром - 1-3 дні; якщо з ODS, то я заберу особисто
  8. Переклад підпису нотаріуса та автентифікації - 1-3 дні
  9. Доставка документів до консульства кур'єром - 1-3 дні
  10. Легалізація в консульстві - консульство обіцяє 5 робочих днів або за подвійну ціну в терміновому порядку - 1 робочий день, але за фактом жодних термінів не дотримуються і вплинути ніяк не можна. З мого досвіду, це може зайняти від 2 до 4 тижнів
  11. Доставка документів з консульства до мене або до вас кур'єром - 1-3 дні
  12. Якщо ви виберете, щоб я подав документи в консульство особисто, тоді легалізація займе всього 1 робочий день плюс доставка до вас кур'єром 1-3 дні

Таким чином, терміни легалізації можуть бути від трьох тижнів до двох місяців.

Щодо суми:
  1. Переклади - $49 за сторінку
  2. Кур'єрська доставка - $25 за відправлення
  3. Нотаріальне засвідчення вашого підпису оплачуватимете ви безпосередньо нотаріусу, вони всі беруть по-різному, але десь у районі $50-70
  4. Автентифікація в Global Affairs безкоштовна, в ODS $16 за документ
  5. Консульський збір - $66 за документ, терміновий подвійний тариф $132 за документ
  6. Банківська комісія - $10 за чек
  7. Мій особистий візит до консульства - $50
  8. Складання тексту документа українським нотаріусом - $100
  9. Мої послуги - $200 незалежно від кількості документів

До фінальної суми додається податок 13%.
Таким чином, вартість варіюється залежно від кількості документів, від кількості сторінок у кожному документі, від терміновості та від того, в якій провінції знаходиться ваш нотаріус.

Для того, щоб я зміг більш детально пояснити, що потрібно, щоб запустити процес легалізації, і порахувати точну вартість за все, мені потрібно:

- Побачити текст документа, який треба легалізувати, якщо текст уже готовий. Якщо тексту ще немає, то ви можете скористатися моєю послугою складання тексту документа українським нотаріусом
- Знати в якій провінції знаходиться ваш нотаріус, у якого ви будете підписувати документ
- Знати який тариф консульського збору ви обрали, звичайний чи подвійний
- Знати який спосіб легалізації ви обрали, дистанційний або з моїм особистим візитом до консульства

Вибираючи легалізацію з моїм особистим візитом у консульство, ви доплатите $50 за мій час, але зекономите $50 на кур'єрах. Таким чином, ви можете прискорити процес легалізації на два тижні, нічого не переплачуючи.
Другий приклад процедури легалізації з цінами та термінами
Нижче, як приклад, детально розписано процедуру легалізації «під ключ» свідоцтва про народження для України, з цінами та термінами
1
Ви надсилаєте мені оригінал документа з кур'єром Xpresspost або привозите особисто (місто Вон, Онтаріо).
2
Я зроблю автентифікацію документа в Global Affairs Canada (загальноканадське міністерство в Оттаві), або в провінційному органі автентифікації в Онтаріо (ODS), якщо документ був виданий в Онтаріо. Свідоцтва про народження, виготовлені на ламінованому папері (блакитні, формату А5), можна автентифікувати тільки в Global Affairs.
3
Після автентифікації я зроблю переклад документа та автентифікації з англійської на українську мову відповідно до вимог консульства, і зроблю Money Order на потрібну суму для консульства.
4
Після цього я відправлю документ з автентифікацією і перекладами на консульську легалізацію в консульство України в Торонто. Мені потрібен буде скан/фото вашого паспорта, ваш номер телефону та емейл, а також ваш підпис на заяві до консульства (я його вам надішлю ел.поштою).
5
Щоб прискорити процес, я можу подати документи на легалізацію в консульство особисто. Ця послуга надається за додаткову плату. Для того, щоб я подав документи в консульство особисто, мені знадобиться від вас довіреність у простій письмовій формі на моє ім'я. Цю довіреність не обов'язково завіряти в нотаріуса. Форму довіреності я надішлю вам електронною поштою.
6
Легалізований документ буде надіслано вам кур'єром безпосередньо з консульства, або від мене в разі легалізації з моїм особистим візитом до консульства.
7
Якщо ви плануєте подавати на українське громадянство дитині, я можу це зробити одночасно із легалізацією свідоцтва про народження.
За переклади я зазвичай беру $49 за сторінку.
За легалізацію під ключ я беру $200 плюс усі супутні витрати (кур'єри, консульський збір, банківська комісія - скільки з мене візьмуть, стільки ви мені й компенсуєте).
З моменту надання мені оригіналу документа, скана/фото паспорта заявника і підписаної заяви на консульську легалізацію, буде потрібно:

  1. Доставка документа на автентифікацію в Global Affairs кур'єром - 1-3 дні; якщо в ODS, то я відвезу особисто
  2. Автентифікація документа - 30 робочих днів у Global Affairs, або 1 робочий день в ODS (якщо ваш документ був виданий в Онтаріо)
  3. Доставка документа з автентифікацією з Global Affairs кур'єром - 1-3 дні; якщо з ODS, то я заберу особисто
  4. Переклад документа та автентифікації - 1-3 дні
  5. Доставка документів до консульства кур'єром - 1-3 дні
  6. Легалізація в консульстві - консульство обіцяє 5 робочих днів або за подвійну ціну в терміновому порядку - 1 робочий день, але за фактом жодних термінів не дотримуються і вплинути ніяк не можна. З мого досвіду, це може зайняти від 2 до 4 тижнів
  7. Доставка документів з консульства до мене або до вас кур'єром - 1-3 дні
  8. Якщо ви виберете, щоб я подав документи в консульство особисто, тоді легалізація займе всього 1 робочий день плюс доставка до вас кур'єром 1-3 дні

Таким чином, терміни легалізації можуть бути від двох тижнів до двох місяців.

Щодо суми:
  1. Переклади - $49 за сторінку
  2. Кур'єрська доставка - $25 за відправлення
  3. Автентифікація в Global Affairs безкоштовна, в ODS $16 за документ
  4. Консульський збір - $66 за документ, терміновий подвійний тариф $132 за документ
  5. Банківська комісія - $10 за чек
  6. Мій особистий візит до консульства - $50
  7. Подача на громадянство дитині – $50
  8. Консульський збір за подачу на громадянство – $66
  9. Мої послуги - $200 незалежно від кількості документів

До фінальної суми додається податок 13%.
Таким чином, вартість варіюється залежно від кількості документів, від кількості сторінок у кожному документі, від терміновості та від того, в якій провінції був виданий ваш документ.

Для того, щоб я зміг більш детально пояснити, що потрібно, щоб запустити процес легалізації, і порахувати точну вартість за все, мені потрібно:

- Побачити скан або фото вашого документа з обох боків
- Знати який тариф консульського збору ви обрали, звичайний або подвійний
- Знати який спосіб легалізації ви обрали, дистанційний або з моїм особистим візитом до консульства

Вибираючи легалізацію з моїм особистим візитом у консульство, ви доплатите $50 за мій час, але зекономите $50 на кур'єрах. Таким чином, ви можете прискорити процес легалізації на два тижні, нічого не переплачуючи.
Нічого не зрозуміло? Я готовий допомогти. Залишіть заявку на консультацію зараз
Як виглядає автентифікація та легалізація
6
Ось приклад свідоцтва про смерть, виданого в Онтаріо:
заступник головного реєстратора, Олександра Щмідт
головний реєстратор, не зрозуміло, як звати, за підписом не розібрати
Зверніть увагу на підписантів документа:
Онтаріо - Головний реєстратор (Читаємо: РАГС) - герб Онтаріо
Зверніть увагу на друк:
Це червона прямокутна печатка, яку вони ставлять зазвичай на зворотний бік документа, так як на лицьовій стороні просто нікуди. Якщо є місце на лицьовій стороні, ставлять на лицьову сторону.

Тут написано:
«Департамент міжнародних відносин Канади автентифікував (тобто завірив/підтвердив) підпис, який знаходиться на прикріпленому документі, який зробила
Олександра Щмідт
(див. вище мій скріншот, саме Олександра Щмідт підписувала вихідний документ)

Підписується від імені заступника міністра міжнародних відносин, працівник цього департаменту:
Елейн Шеє

Нижче написано: Департамент НЕ валідує, тобто НЕ перевіряє зміст документа!

Тобто департамент не перевіряє, що це за документ, а ТІЛЬКИ перевіряє, чи правда є така Олександра Щмідт і чи правда зразок її підпису збігається з ось цим підписом.
Ось так виглядає автентифікація, зроблена для цього документа в загальноканадському міністерстві Global Affairs:
Тут Онтарійський міністр Kenneth Woo підтверджує, що правда є така Alexandra Schmidt і це її підпис та печатка стоять на документі.

Зверніть увагу, що Онтарійська автентифікація — це окремий листочок з підписом і ось такою червоною гербовою печаткою, який прикріплюється до оригінального документа двома круглими скобами, так що його неможливо від'єднати від вихідного документа.
А ось так виглядає автентифікація у провінційному міністерстві в Онтаріо:
Тут Манітобський міністр Jamie Kereluke підтверджує, що правда є такий нотаріус Caroline Barrett-Cramer, яка працює та зареєстрована у місті Вінніпег, провінції Манітоба, і це правда її підпис та печатка стоять на вихідному документі.

Зверніть увагу, що Манітобська автентифікація — це теж окремий листочок із підписом і ось такою гербовою «втиснутою» печаткою, яка прикріплюється до оригінального документа двома круглими скобами, так що його неможливо від'єднати від вихідного документа.
А ось так виглядає автентифікація у провінційному міністерстві в Манітобі:
Потрібно розуміти, що людина може зробити у Photoshop фальшиву фотографію. Роздрукувати її у двох копіях. Піти до нотаріуса, сказати, що ось одна копія — це мій оригінал, а друга копія — копія. Нотаріус завірить другу копію як “certified true copy of the original”, тобто, нотаріально завірена копія вихідного документа. Нотаріус поставить на другу копію свою печатку та підпис.

Потім цю нотаріально завірену копію можна автентифікувати у загальноканадському чи провінційному органі, так як міністри ТІЛЬКИ перевірять достовірність підпису нотаріуса, але НЕ зміст документа.

І потім тільки на легалізації в консульстві розкриється, що початковий документ ніким не був перевірений і ніким не був підтверджений, і в цьому випадку, швидше за все, вам буде відмовлено у легалізації.
Іноді люди помилково автентифікують НЕ вихідне св-во (вихідний оригінальний документ), а його нотаріально завірену копію.

Для міністра, який робить автентифікацію, немає жодної різниці, який саме перед ним документ, так як, він просто перевіряє підпис/печатку державного службовця. І співробітник РАГС, і нотаріус є державними службовцями.

Ось так виглядає автентифікація в Торонто, підпис та печатка нотаріуса David James Donnelly:
Ось так виглядає аутентифікація документів в офісі Торонто (Онтаріо):
Ось так виглядає аутентифікація документів в офісі Едмонтон (Альберта):
Ось так виглядає аутентифікація документів в офісі Вікторія (Британська Колумбія):
Запитань більше ніж відповідей? Давайте розберемо саме вашу ситуацію
Легалізація свідоцтва про народження
7
Зверніть увагу, що канадські свідоцтва про народження бувають трьох видів:
  • -1-
    Коротка форма без імені батьків
    (документ блакитного кольору, формату приблизно А5)
    — це свідоцтво не підійде ні для якої легалізації, так як немає даних про батьків, а вони потрібні
  • -2-
    Коротка форма з іменами батьків
    (документ блакитного кольору, формату приблизно А5)
    — зазвичай підходить для легалізації
  • -3-
    Довга форма
    (документ білого кольору, формату Legal — це довгий аркуш, приблизно, як 1,5 аркуша A4 за висотою)
    — зазвичай підходить для легалізації
Просто «Свідоцтво про народження»
(Birth Certificate)
Такий документ НЕ приймуть у консульстві, бо немає прізвищ та імен батьків
«Свідоцтво про народження з інформацією про батьків»
(Birth Certificate with Parental Information)
Зверніть увагу: є прізвища та імена батьків. Такий документ зазвичай підходить у консульстві
«Сертифікована копія запису народження»
(Certified Copy of the Birth Registration) («Довга форма»/"Long Form")
Зверніть увагу: є прізвища та імена батьків. Такий документ зазвичай підходить у консульстві
Короткі форми свідоцтв (два блакитних на картинці) друкуються на папері з ламінацією, тобто сам папір — спеціальний, щоб документ не втрачав своїх якостей при намоканні; цей матеріал схожий на той, з якого роблять доларові банкноти.

У провінційних органах автентифікації, такі документи не можуть автентифікувати, так як при автентифікації вони роблять дві дірки та скріплюють вихідний документ та окремий папірець автентифікації двома металевими «кільцями» (див. на фото нижче). Через цей спеціальний папір кільця не будуть триматися між собою і коли цей документ доїде до консульства, всі аркуші роз'єднаються і консульство не прийме документи в такому вигляді.
Я у цьому бізнесі 10+ років і вже допоміг 11 тисячам клієнтів. Я готовий допомогти вам. Залишіть заявку на безкоштовну консультацію

Як зробити довіреність на когось, хто перебуває в Україні, якщо ви знаходитесь у Канаді?

8
Щоб довіреність мала юридичну силу в Україні, вона має бути завірена держ. службовцем України

Варіант № 1. Полетіти літаком в Україну і там особисто зробити довіреність у нотаріуса (на місці).

Варіант № 2. Офіційним представником України у Канаді є консул цієї країни. Цей консул також наділений повноваженнями нотаріуса, тому можна записатися до нього на особистий прийом у консульство і зробити там довіреність. В цьому випадку дізнайтеся про всі вимоги щодо оформлення документів на сайті консульства. Зазвичай, записів в консульстві немає на найближчі півроку і очікувати на вільний час можна тільки якщо хтось відмовиться від свого прийому, тому люди щодня, о 7 ранку, перевіряють на сайті консульства, наявність вільного часу для запису.

Зверніть увагу, що для Росії є обмеження: консул має право виступати в якості нотаріуса у випадку, якщо ваша довіреність не пов’язана з продажем нерухомості, що знаходиться в Росії, або продажем частки в статутному капіталі ТОВ, який було створено на території Росії. Для інших країн вивчайте обмеження на сайті консульства.

Варіант № 3. Підписання у нотаріуса в Канаді, автентифікація та легалізація.
Саме це варіант залишається єдиним у 99% випадків, так як у консульство фізично майже не потрапити, а летіти до України не всі можуть чи хочуть.

Просто підписати у нотаріуса в Канаді НЕДОСТАТНЬО, тому що канадський нотаріус не є державним службовцем України, і ніхто там його не знає, тому таку довіреність НЕ прийме жоден державний орган в Україні.
Детально описую процедуру, як все зробити максимально правильно за всіма вимогами:
1

Складання тексту доручення

Спочатку треба скласти текст доручення. Краще це спочатку зробити українською мовою, за допомогою досвідченого нотаріуса в Україні (російською для Росії, білоруською або російською мовою для Білорусі, казахською або російською мовою для Казахстану тощо).

Важливо не забути вказати всі правильні назви органів (ФДКУ, ПДУ, тощо).
Буде дуже шкода пройти всі етапи нижче і в самому кінці дізнатися, що ви забули написати про якийсь ФДБУ, ПДУ, КПУ міста Києва, а саме він-то і був потрібний.
2

Сертифікований переклад

Ось так виглядає довіреність на двох мовах у двох колонках, завірена печатками та підписами сертифікованого перекладача.
Так як текст спочатку складався українською мовою, потрібно перекласти його на англійську мову у сертифікованого перекладача, для правильної передачі всіх термінів та нюансів. Перекладач робить переклад у двох колонках: в одній колонці — англійський текст, у другій колонці — український текст.
3

Завірення вірності перекладу

Так виглядає нотаріальне засвідчення підпису перекладача на його клятві про вірність перекладу, підписане перекладачем та нотаріусом.
Іноді потрібно завірити вірність перекладу у нотаріуса.
У цьому випадку перекладач повинен завірити вірність свого перекладу у нотаріусу. Ви самі це зробити не зможете. Може лише сам перекладач зі своїм ID, у будь-якого нотаріуса.

Як приклад, ось цитата із сайту консульства Росії:
Якщо довіреність оформлена канадським нотаріусом, вона має бути попередньо легалізована в МЗС Канади та перекладена на російську мову з нотаріальним засвідченням вірності перекладу.
4

Засвідчення вашого підпису у нотаріуса

Ось нотаріус, Caroline B. Cramer, завіряє підпис клієнта, який заприсягся про те, що все написане в довіреності, є правдою та справжньою його волею.
Далі цю двомовну довіреність ви завірите у Канаді, у будь-якого нотаріуса, не обов’язково російськомовного. Шукайте в Google «public notary». Нотаріус у Канаді завірить, що ви — це правда ви (тобто перевірить ваш ID), і те, що ви дійсно при ньому особисто присяглися в тому, що все написане в довіреності — це правда.

Не забудьте взяти ваш ID до нотаріуса.
Ось нотаріус у Квебеку, мадам Лілія Талмасі, завіряє підпис клієнта, який заприсягся про те, що все написане в довіреності, є правдою та справжньою його волею.
5

Автентифікація

Ось канадський міністр Leah Dauphinee підтверджує, що є такий нотаріус I. Karyakina, і це правда її підпис та печатка стоять на документі.
Далі цю англійську довіреність, завірену канадським нотаріусом, потрібно автентифікувати.

Автентифікація — це процедура, коли канадський міністр перевіряє, чи правда є такий нотаріус у Канаді, чи правда він діяв на момент підписання, і чи справді це його підпис і печатка стоять на документі.

Автентифікація проводиться: або у Міністерстві закордонних справ Канади (Global Affairs Canada) у Оттаві, або у провінційних підрозділах.
Для Росії допускається ТІЛЬКИ Global Affairs Canada.
Для України можна використовувати провінційні органи сертифікації у кількох провінціях (Онтаріо, Альберті, Саскачевані, Британській Колумбії чи Манітобі).

Про процедуру автентифікації в Global Affairs докладніше читайте: тут і тут.

Після закінчення процедури автентифікації в Global Affairs, міністр поставить на ваш документ червону печатку.
Тут Онтарійський міністр, Kenneth Woo, підтверджує, що є такий нотаріус David James Donnelly, і що це його печатка та підпис стоять на документі.
З часів коронавірусу, приїхати до них особисто (до Оттави) наразі не можна, але можна відправити документи поштою. Адреса – тут. Заповніть документи та додайте їх форму запиту на автентифікацію. Посилання на форму тут; файл не відкриється у вашому браузері або на телефоні, завантажте файл собі на комп'ютер і відкривайте з комп'ютера в Adobe Acrobat.
Вкладіть передплачений поштовий конверт, щоб вони могли вам назад відправити автентифікований документ за ваш рахунок. Зробіть фотографію трекінг-номерів на конвертах, щоб стежити на сайті Canada Post за тим, де ваші конверти.
За станом на лютий 2023 року ця процедура займає 15 робочих днів, плюс доставка поштою туди та назад.

Для України допускається використовувати провінційні органи автентифікації. Наприклад, для Онтаріо, це ODS, і він знаходиться на 222 Jarvis Street в Торонто.

Ось так виглядає автентифікація документа, зроблена в офісі Торонто:
6

Переклад автентифікації

Ось так виглядає переклад печаток та написів канадського нотаріуса для консульства України.
Так як і автентифікація в Global Affairs (красна печатка), і автентифікація в провінційному офісі (окремий документ як на фото вище, з Торонто) будуть лише англійською мовою, їх доведеться знову перекладати на українську мову.
Печатки нотаріуса теж доведеться перекладати, тому що канадські нотаріуси повинні ставити печатки лише на англійській мові.
Ось так виглядає переклад автентифікації, зроблений у Торонто, для консульства України.
7

Легалізація

Ось консул України в Канаді, Є. О. Шевкунова, підтверджує підпис Онтарійського міністра Кеннета Ву та печатку міністерства Онтаріо як справжні.
Останній етап — це консульська легалізація.
Двомовну довіреність, засвідчену канадським нотаріусом, автентифіковану у Global Affairs Канади, перекладену українською мовою, з нотаріально завіреною заявою перекладача про вірність перекладу, можна віддавати до консульства України і так далі, у Канаді для консульської легалізації.

Список документів та всі вимоги дивіться на сайті консульства. Зазвичай вони, як мінімум, вимагають заяву за стандартною формою, копію паспорта заявника. Це платна послуга: консульство візьме консульський збір, їм потрібен сертифікований чек із банку (ще називають certified cheque, money order або bank draft).

Консул підтвердить, що це правда, що канадський міністр вам все підписав на попередньому етапі.

Після підписання Консулом, ваш документ набуде цілком законної сили в Україні.
Ось консул України в Канаді, Є. О. Шевкунова, підтверджує підпис Манітобського міністра Джеймі Керелюка та печатку міністерства Манітоби як справжні.
8

Отримання готового документа

Якщо ви вклали в лист до консульства зворотний передплачений конверт, зазвичай консульство надсилає готові документи у цьому конверті.
Обов'язково зробіть фотографії трекінг-номерів на конвертах, щоб відстежувати на сайті кур'єрської компанії статус відправки.

Консульство зазвичай надсилає документи територією Канади, але в принципі ніщо не заважає дати їм конверт з адресою безпосередньо в Україні.

В Україну можна відправляти за допомогою звичайної Canada Post, навіть звичайною поштою без трекінг-номера, але я б більше довіряв би UPS, DHL і FedEx.

Легалізація українських документів для їх використання в Канаді

9
Україна є учасницею Гаазької конвенції з 02 квітня 2003 року. Згідно з цією Конвенцією, країни-учасниці зобов'язалися скасувати вимогу дипломатичної або нотаріальної легалізації іноземних офіційних документів і обмежитися проставленням апостиля.

Приєднання України до Гаазької конвенції визнано всіма країнами-учасницями, а це означає, що для використання російських документів у країнах-учасницях Гаазької конвенції достатньо на ці документи поставити апостиль (спрощена легалізація).

Ось список країн, які підписали угоду Гаазької конвенції:
Канада в список цих країн не входить.
Відповідно, в Канаді поки що не підтримується система апостилів.
Так як же зробити українські документи легальними на території Канади?
На жаль, через консульство України в Канаді це зробити не можна. Потрібно звертатися до державних органів на території України.

Якщо ви перебуваєте в Канаді, то можна скласти довіреність на когось з України, хто зможе від вашого імені легалізувати необхідний документ.
Залишіть заявку на консультацію, відповім протягом дня
DISCLAIMER
Information and services outlined on this page do not constitute legal services, legal advice, or legal representation under the Law Society Act in Ontario. The service provider is not a registered paralegal or a lawyer or a notary, does not pretend to be them, and is not licensed by the Law Society of Ontario.
The information compiled on this page is coming from official sources as is.
Services provided on this page are merely assisting clients with obtaining translations, collecting necessary documents, filling out necessary forms, and shipping documents.
The clients are advised to obtain legal advice from registered legal professionals (paralegals, notaries, etc.) in their province or territory.
Clients reading the contents of this page and submitting requests for further consultations and agreeing to use these services are agreeing to these terms and are discharging the service provider, his representatives, agents, heirs, and successors from any legal claims related to these services or this information.
Напишіть мені
Напишіть мені
Facebook
Telegram
WhatsApp
Viber
Mail
Phone