Légalisation clé en main de documents pour Cuba
Pour documents personnels et commerciaux : mariage à Cuba, procurations pour Cuba, affaires commerciales, ouverture d’une succursale, exportation vers Cuba et autres fins légales
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- Déclarations solennelles de célibat
- Traductions certifiées
- Traductions notariées
- Traductions apostillées
- Authentification
- Légalisation
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Légalisation de documents pour Cuba au Canada : de quoi s’agit-il et quand en avez-vous besoin
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Pour qu’un document délivré au Canada puisse être utilisé à Cuba, il doit passer par une procédure appelée légalisation. Il existe deux types de légalisation : la légalisation complète (procédure en deux étapes) et la légalisation simplifiée (procédure en une seule étape, souvent appelée apostille). Cuba n’est pas signataire de la Convention de La Haye sur l’apostille; vous devrez donc suivre la procédure complète de légalisation.
Les documents préparés par ou avec la participation d’autorités canadiennes et destinés à être utilisés à Cuba nécessitent la procédure en deux étapes. Ces étapes sont :
1) Authentification
2) Légalisation
Parfois, les deux étapes sont désignées collectivement sous le terme « légalisation », mais cela est techniquement incorrect. Si vous rencontrez l’expression « légalisation au ministère des Affaires étrangères », elle se réfère spécifiquement à l’authentification. Il est important de ne pas confondre ces termes.
Certains consulats d’autres pays appellent « authentification » la dernière étape du processus, celle qui est effectuée par le consulat, ce qui est encore une fois techniquement incorrect. Cette dernière étape s’appelle légalisation.
L’authentification est effectuée par le ministère des Affaires étrangères du Canada ou par une autorité provinciale ou territoriale (plus de détails ci-dessous).
La légalisation est effectuée par le consulat de Cuba.
Bien qu’il s’agisse de deux processus distincts, ils sont tous deux des étapes nécessaires de la procédure de légalisation.
📌 Verrouillons ça!
Vous avez un certificat de naissance canadien et vous devez l’utiliser à Cuba.
Comme Cuba n’est pas membre de la Convention de l’apostille,
vous aurez besoin de :
1️⃣ Authentification par Affaires mondiales Canada (ou par une autorité provinciale)
2️⃣ Légalisation par le consulat de Cuba à Toronto ou le consulat de Cuba à Montréal.
C’est ce qu’on appelle la légalisation complète ✅
2) Légalisation
Parfois, les deux étapes sont désignées collectivement sous le terme « légalisation », mais cela est techniquement incorrect. Si vous rencontrez l’expression « légalisation au ministère des Affaires étrangères », elle se réfère spécifiquement à l’authentification. Il est important de ne pas confondre ces termes.
Certains consulats d’autres pays appellent « authentification » la dernière étape du processus, celle qui est effectuée par le consulat, ce qui est encore une fois techniquement incorrect. Cette dernière étape s’appelle légalisation.
L’authentification est effectuée par le ministère des Affaires étrangères du Canada ou par une autorité provinciale ou territoriale (plus de détails ci-dessous).
La légalisation est effectuée par le consulat de Cuba.
Bien qu’il s’agisse de deux processus distincts, ils sont tous deux des étapes nécessaires de la procédure de légalisation.
📌 Verrouillons ça!
Vous avez un certificat de naissance canadien et vous devez l’utiliser à Cuba.
Comme Cuba n’est pas membre de la Convention de l’apostille,
vous aurez besoin de :
1️⃣ Authentification par Affaires mondiales Canada (ou par une autorité provinciale)
2️⃣ Légalisation par le consulat de Cuba à Toronto ou le consulat de Cuba à Montréal.
C’est ce qu’on appelle la légalisation complète ✅
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Documents les plus courants à légaliser pour un mariage à Cuba
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Les documents les plus fréquemment requis pour être légalisés dans le cadre d’un mariage à Cuba sont :
1. Certificat de naissance délivré au Canada
2. Déclaration solennelle de célibat signée devant un notaire canadien (l'attestation de célibat est valide pendant 6 mois à compter de la date de délivrance)
3. Si vous êtes divorcé(e), un jugement de divorce délivré par un tribunal, ainsi qu’une déclaration solennelle de célibat
4. Si vous êtes veuf ou veuve, votre certificat de mariage et le certificat de décès de votre conjoint (e) décédé(e)
5. Une déclaration d’identité, au cas où votre nom complet ne serait pas identique sur tous vos documents. Cette déclaration est valide 6 mois. La déclaration de célibat et la déclaration d’identité peuvent être établies dans un même document.
1. Certificat de naissance délivré au Canada
2. Déclaration solennelle de célibat signée devant un notaire canadien (l'attestation de célibat est valide pendant 6 mois à compter de la date de délivrance)
3. Si vous êtes divorcé(e), un jugement de divorce délivré par un tribunal, ainsi qu’une déclaration solennelle de célibat
4. Si vous êtes veuf ou veuve, votre certificat de mariage et le certificat de décès de votre conjoint (e) décédé(e)
5. Une déclaration d’identité, au cas où votre nom complet ne serait pas identique sur tous vos documents. Cette déclaration est valide 6 mois. La déclaration de célibat et la déclaration d’identité peuvent être établies dans un même document.
Quels documents peuvent être légalisés?
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Tous les documents délivrés par une autorité canadienne, provinciale ou territoriale, ou établis par un notaire canadien, que vous devez utiliser à Cuba.
1) Certificats délivrés par les bureaux de l’état civil, par exemple, certificats de naissance, de décès, de mariage, de changement de nom, de nom de famille, etc.
2) Procurations et actes notariés, y compris attestations de vie, renonciations à une succession, attestations d’absence de mariage antérieur ou actuel (certificats ou déclarations de célibat), établis ou signés devant notaire
3) Diplômes, annexes de diplômes, certificats et autres documents relatifs à l’éducation
4) Relevés bancaires, documents judiciaires, jugements de divorce
5) Certificats de crémation ou d’inhumation
6) Certificats d’immatriculation d’entreprise, relevés bancaires, lettres de garantie des administrateurs de la société, extraits des registres d’entreprises, certificats pour les produits destinés à l’exportation du Canada vers Cuba
2) Procurations et actes notariés, y compris attestations de vie, renonciations à une succession, attestations d’absence de mariage antérieur ou actuel (certificats ou déclarations de célibat), établis ou signés devant notaire
3) Diplômes, annexes de diplômes, certificats et autres documents relatifs à l’éducation
4) Relevés bancaires, documents judiciaires, jugements de divorce
5) Certificats de crémation ou d’inhumation
6) Certificats d’immatriculation d’entreprise, relevés bancaires, lettres de garantie des administrateurs de la société, extraits des registres d’entreprises, certificats pour les produits destinés à l’exportation du Canada vers Cuba
Tous ces types de documents passent par différentes procédures d’authentification.
La procédure de légalisation comprend également tous les cas où un enfant né au Canada doit obtenir la citoyenneté cubaine, car pour obtenir la citoyenneté cubaine, il faut fournir un certificat de naissance canadien, lequel doit à son tour être légalisé.
La procédure de légalisation comprend également tous les cas où un enfant né au Canada doit obtenir la citoyenneté cubaine, car pour obtenir la citoyenneté cubaine, il faut fournir un certificat de naissance canadien, lequel doit à son tour être légalisé.
Les documents les plus courants faisant l’objet de cette procédure sont :
Trop difficile à comprendre? Organisons un appel et passons tout cela en revue.
Comment effectuer la légalisation?
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En résumé, la procédure se déroule ainsi :
1. Faire traduire le document en espagnol par un traducteur agréé (traduction certifiée) pour Cuba
2. Faire authentifier le document original et sa traduction notariée par le ministère canadien des Affaires étrangères ou par une autorité provinciale canadienne (laquelle exactement? Il y a des nuances, voir ci-dessous)
3. Soumettre le dossier de documents pour légalisation au consulat de Cuba au Canada
⚠️ IMPORTANT! Les consulats de Cuba exigent la légalisation à la fois du document original ET de sa traduction notariée!
Maintenant, plus en détail.
Pourquoi la légalisation est-elle considérée comme une procédure en DEUX étapes?
Pour certifier l’authenticité d’un document canadien :
1) D’abord, il faut certifier la signature et le sceau de l’autorité canadienne officielle qui a signé le document. Cette attestation est faite par un ministre canadien, qui appose son sceau et sa signature sur le document. C’est l’authentification.
2) Ensuite, le consulat de Cuba doit certifier la signature et le sceau de ce ministre canadien qui a authentifié le document. C’est la légalisation finale.
En d’autres termes, le ministre canadien vérifie et confirme la signature et le sceau de l’autorité canadienne qui a signé et délivré le document, en confirmant que cet agent existait, qu’il exerçait ses fonctions au moment de la signature, et que la signature et le cachet sur le document sont bien les siens. Et le consul du consulat procède ensuite à la « légalisation consulaire » de la signature et du sceau de ce ministre canadien, confirmant ainsi que ce ministre existe réellement, que c’est bien sa véritable signature et son sceau, et qu’il exerçait ses fonctions au moment de la signature du document.
Ajoutons à cette procédure en DEUX étapes les traductions certifiées, afin que les fonctionnaires, ministres et consuls de différents pays puissent lire et comprendre ces documents, et nous obtenons alors quatre étapes : traduction, notarisation de la traduction, authentification et légalisation. Ci-dessous, plus de détails sur les quatre.
1. Faire traduire le document en espagnol par un traducteur agréé (traduction certifiée) pour Cuba
2. Faire authentifier le document original et sa traduction notariée par le ministère canadien des Affaires étrangères ou par une autorité provinciale canadienne (laquelle exactement? Il y a des nuances, voir ci-dessous)
3. Soumettre le dossier de documents pour légalisation au consulat de Cuba au Canada
⚠️ IMPORTANT! Les consulats de Cuba exigent la légalisation à la fois du document original ET de sa traduction notariée!
Maintenant, plus en détail.
Pourquoi la légalisation est-elle considérée comme une procédure en DEUX étapes?
Pour certifier l’authenticité d’un document canadien :
1) D’abord, il faut certifier la signature et le sceau de l’autorité canadienne officielle qui a signé le document. Cette attestation est faite par un ministre canadien, qui appose son sceau et sa signature sur le document. C’est l’authentification.
2) Ensuite, le consulat de Cuba doit certifier la signature et le sceau de ce ministre canadien qui a authentifié le document. C’est la légalisation finale.
En d’autres termes, le ministre canadien vérifie et confirme la signature et le sceau de l’autorité canadienne qui a signé et délivré le document, en confirmant que cet agent existait, qu’il exerçait ses fonctions au moment de la signature, et que la signature et le cachet sur le document sont bien les siens. Et le consul du consulat procède ensuite à la « légalisation consulaire » de la signature et du sceau de ce ministre canadien, confirmant ainsi que ce ministre existe réellement, que c’est bien sa véritable signature et son sceau, et qu’il exerçait ses fonctions au moment de la signature du document.
Ajoutons à cette procédure en DEUX étapes les traductions certifiées, afin que les fonctionnaires, ministres et consuls de différents pays puissent lire et comprendre ces documents, et nous obtenons alors quatre étapes : traduction, notarisation de la traduction, authentification et légalisation. Ci-dessous, plus de détails sur les quatre.
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L’authentification
Un document peut être authentifié dans sa forme originale, auquel cas le certificat d’authentification sera annexé à l’original. Il est également possible d’authentifier une copie notariée du document (« copie conforme »), auquel cas le certificat d’authentification sera annexé à la copie notariée. Selon les exigences du ministère des Affaires étrangères, certains types de documents ne peuvent être authentifiés qu’en copie conforme, tandis que d’autres peuvent être authentifiés soit dans leur forme originale, soit en copie.
Vous pouvez faire authentifier un document :
1) Par Canadian Foreign Affairs Office (Global Affairs), situé à Ottawa. Affaires mondiales Canada authentifie les documents délivrés par le gouvernement du Canada, ou émis ou notariés au Manitoba, au Nouveau-Brunswick, à Terre-Neuve-et-Labrador, dans les Territoires du Nord-Ouest, en Nouvelle-Écosse, au Nunavut, à l’Île-du-Prince-Édouard et au Yukon.
2) Dans les ministères provinciaux ou territoriaux. De tels ministères provinciaux existent en Alberta, en Colombie-Britannique, en Ontario, au Québec et en Saskatchewan. Par exemple, en Ontario, un tel ministère s’appelle ODS (Ontario Document Services) et se trouve à Toronto et dans quelques autres villes de l’Ontario. Un ministère provincial ne peut authentifier que les documents délivrés dans cette province et non dans une autre. Ainsi, si votre document a été délivré au Québec, vous ne pourrez pas faire authentifier l’original auprès de l’ODS (Ministry of Ontario). Mais vous pouvez faire authentifier la copie conforme auprès de l’ODS.
Vous pouvez faire authentifier un document :
1) Par Canadian Foreign Affairs Office (Global Affairs), situé à Ottawa. Affaires mondiales Canada authentifie les documents délivrés par le gouvernement du Canada, ou émis ou notariés au Manitoba, au Nouveau-Brunswick, à Terre-Neuve-et-Labrador, dans les Territoires du Nord-Ouest, en Nouvelle-Écosse, au Nunavut, à l’Île-du-Prince-Édouard et au Yukon.
2) Dans les ministères provinciaux ou territoriaux. De tels ministères provinciaux existent en Alberta, en Colombie-Britannique, en Ontario, au Québec et en Saskatchewan. Par exemple, en Ontario, un tel ministère s’appelle ODS (Ontario Document Services) et se trouve à Toronto et dans quelques autres villes de l’Ontario. Un ministère provincial ne peut authentifier que les documents délivrés dans cette province et non dans une autre. Ainsi, si votre document a été délivré au Québec, vous ne pourrez pas faire authentifier l’original auprès de l’ODS (Ministry of Ontario). Mais vous pouvez faire authentifier la copie conforme auprès de l’ODS.
Notarisation d’un document en vue de son authentification
Tous les documents peuvent être divisés en trois types : ceux qui doivent être notariés avant l’authentification, ceux qui n’ont pas besoin de l’être, et ceux qui doivent être établis avec l’aide d’un notaire — cette dernière procédure nécessitant soit une rencontre en personne avec un notaire, soit un appel vidéo, selon la province.
Voici les principaux documents divisés en ces trois types :
1) Pas besoin de notariser : certificats délivrés par l’état civil, par exemple certificats de naissance, de mariage, de divorce, de décès, de changement de nom, diplômes délivrés par une institution publique, etc. L’exception concerne uniquement les documents délivrés dans des provinces autres que l’Ontario, destinés à être authentifiés par l’ODS, auquel cas des copies conformes sont requises.
2) Doivent être notariés : certificats de crémation et d’inhumation, certificats de bonne conduite, diplômes, documents bancaires et judiciaires, diplômes délivrés par une institution privée, etc. Ces documents sont notariés par un notaire en Ontario pour être légalisés dans cette province.
3) Doivent être signés chez un notaire : procurations, déclarations de célibat, déclarations de renonciation à une succession, demandes de versement de pension, ainsi que tout autre document et toute autre déclaration notariés. Ces documents notariés doivent être signés avec mon notaire en Ontario par vidéoconférence ou en personne, ce qui leur permet de suivre le processus de légalisation dans la province de l’Ontario.
Qui sont ces fonctionnaires canadiens qui signent les documents et dont les signatures et sceaux sont authentifiés?
1) Directeur de l’état civil ou directeur adjoint de l’état civil : certificats délivrés par les bureaux de l’état civil, tels que certificats de naissance, mariage, divorce, décès, changement de nom, etc.
2) Notaire public : copies certifiées conformes de tout document, tels que certificats de crémation et d’inhumation, certificats de police, diplômes, documents bancaires et judiciaires, etc.
3) Notaire public : procurations, déclarations de renonciation à une succession, déclarations de cession de prestations de retraite, tout autre acte ou document notarié
4) Juge ou greffier du tribunal : décisions judiciaires
5) Fonctionnaire du service d’immatriculation des entreprises (Registraire des entreprises au Québec) : certificats d’immatriculation d’entreprise
6) Doyens des universités et écoles publiques : diplômes
7) Avocats : tout autre document juridique
Tous les documents peuvent être divisés en trois types : ceux qui doivent être notariés avant l’authentification, ceux qui n’ont pas besoin de l’être, et ceux qui doivent être établis avec l’aide d’un notaire — cette dernière procédure nécessitant soit une rencontre en personne avec un notaire, soit un appel vidéo, selon la province.
Voici les principaux documents divisés en ces trois types :
1) Pas besoin de notariser : certificats délivrés par l’état civil, par exemple certificats de naissance, de mariage, de divorce, de décès, de changement de nom, diplômes délivrés par une institution publique, etc. L’exception concerne uniquement les documents délivrés dans des provinces autres que l’Ontario, destinés à être authentifiés par l’ODS, auquel cas des copies conformes sont requises.
2) Doivent être notariés : certificats de crémation et d’inhumation, certificats de bonne conduite, diplômes, documents bancaires et judiciaires, diplômes délivrés par une institution privée, etc. Ces documents sont notariés par un notaire en Ontario pour être légalisés dans cette province.
3) Doivent être signés chez un notaire : procurations, déclarations de célibat, déclarations de renonciation à une succession, demandes de versement de pension, ainsi que tout autre document et toute autre déclaration notariés. Ces documents notariés doivent être signés avec mon notaire en Ontario par vidéoconférence ou en personne, ce qui leur permet de suivre le processus de légalisation dans la province de l’Ontario.
Qui sont ces fonctionnaires canadiens qui signent les documents et dont les signatures et sceaux sont authentifiés?
1) Directeur de l’état civil ou directeur adjoint de l’état civil : certificats délivrés par les bureaux de l’état civil, tels que certificats de naissance, mariage, divorce, décès, changement de nom, etc.
2) Notaire public : copies certifiées conformes de tout document, tels que certificats de crémation et d’inhumation, certificats de police, diplômes, documents bancaires et judiciaires, etc.
3) Notaire public : procurations, déclarations de renonciation à une succession, déclarations de cession de prestations de retraite, tout autre acte ou document notarié
4) Juge ou greffier du tribunal : décisions judiciaires
5) Fonctionnaire du service d’immatriculation des entreprises (Registraire des entreprises au Québec) : certificats d’immatriculation d’entreprise
6) Doyens des universités et écoles publiques : diplômes
7) Avocats : tout autre document juridique
NOTE IMPORTANTE ! Seul l’ODS accepte les documents pour authentification en personne et délivre le certificat d’authentification le jour même. Tous les autres ministères, y compris Affaires mondiales, acceptent les documents uniquement par la poste, et les délais de traitement varient de 5 à 20 jours ouvrables, auxquels s’ajoutent les délais et frais d’expédition. Par conséquent, il est plus rapide et moins coûteux de faire authentifier les documents par l’ODS. Heureusement, le consulat de Cuba accepte de légaliser non pas l’original du document mais sa copie notariée (copie conforme). Ainsi, la manière la plus simple consiste à faire établir des copies notariées des documents en Ontario, à les faire authentifier auprès de l’ODS, puis à les faire légaliser par le consulat de Cuba à Toronto.
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Traduction certifiée
Pour que le consul puisse confirmer ce qu’il doit confirmer, tous les documents doivent être rédigés dans la langue officielle de son pays (l’espagnol pour Cuba) afin qu’il comprenne ce qui y est écrit. Évidemment, ces consuls comprennent déjà l’anglais, puisqu’ils connaissent bien sûr l’anglais, mais légalement, ils travaillent selon les lois de leur pays, et ces lois n’autorisent pas l’utilisation de l’anglais comme langue des documents officiels. Et formellement, les consuls, généralement parlant, ne connaissent pas toujours parfaitement l’anglais. Par conséquent, les consuls ont besoin de traductions. Pas de traductions approximatives faites avec Google, mais des traductions certifiées au Canada. Ce sont les exigences des consulats.
Pour les procurations et les déclarations, c’est une histoire un peu différente, car il existe de nombreuses façons dont ces documents peuvent être rédigés et signés.
Si un tel document notarié est rédigé et signé en espagnol au Canada, une traduction de l’espagnol vers l’anglais sera exigée par les autorités canadiennes pour l’authentification.
Si un tel document notarié est rédigé et signé en anglais au Canada, une traduction de l’anglais vers l’espagnol sera exigée par les autorités cubaines pour la légalisation.
Pour les procurations et les déclarations, c’est une histoire un peu différente, car il existe de nombreuses façons dont ces documents peuvent être rédigés et signés.
Si un tel document notarié est rédigé et signé en espagnol au Canada, une traduction de l’espagnol vers l’anglais sera exigée par les autorités canadiennes pour l’authentification.
Si un tel document notarié est rédigé et signé en anglais au Canada, une traduction de l’anglais vers l’espagnol sera exigée par les autorités cubaines pour la légalisation.
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Notarisation des traductions
Selon les exigences des consulats de Cuba au Canada, les traductions de tous les documents soumis à la légalisation doivent également être légalisées.
Pour légaliser ces traductions, elles doivent d’abord être authentifiées.
Pour les authentifier, elles doivent d’abord être notariées, car seules les signatures et sceaux d’un notaire public peuvent être authentifiés. Les traducteurs eux-mêmes ne sont pas des fonctionnaires ou des employés du gouvernement, et les signatures des traducteurs ne peuvent pas être authentifiées.
Ainsi, le traducteur doit se présenter devant un notaire public et signer un affidavit attestant l’exactitude et l’intégralité de ses traductions.
Un tel affidavit doit être bilingue en deux colonnes (anglais et espagnol pour toutes les provinces sauf le Québec, ou français et espagnol pour le Québec), car les notaires et les autorités canadiennes ne comprennent que l’anglais ou le français, tandis que le consulat de Cuba exige que tout soit en espagnol.
Pour légaliser ces traductions, elles doivent d’abord être authentifiées.
Pour les authentifier, elles doivent d’abord être notariées, car seules les signatures et sceaux d’un notaire public peuvent être authentifiés. Les traducteurs eux-mêmes ne sont pas des fonctionnaires ou des employés du gouvernement, et les signatures des traducteurs ne peuvent pas être authentifiées.
Ainsi, le traducteur doit se présenter devant un notaire public et signer un affidavit attestant l’exactitude et l’intégralité de ses traductions.
Un tel affidavit doit être bilingue en deux colonnes (anglais et espagnol pour toutes les provinces sauf le Québec, ou français et espagnol pour le Québec), car les notaires et les autorités canadiennes ne comprennent que l’anglais ou le français, tandis que le consulat de Cuba exige que tout soit en espagnol.
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Certificats d’authenticité (uniquement pour le Québec)
Si le document source a été délivré au Québec, et traduit au Québec par un traducteur agréé membre de l’OTTIAQ, ses traductions notariées doivent d’abord être soumises à la Chambre des notaires du Québec.
La Chambre délivrera un certificat d’authenticité confirmant que ce notaire existait et qu’il était actif et en règle au moment de la signature. Vous pouvez demander l’authentification au ministère du Québec uniquement après avoir obtenu ce certificat d’authenticité. Le même processus s’applique à tous les documents notariés délivrés au Québec.
Pour toutes les autres provinces, cette étape ne s’applique pas.
La Chambre délivrera un certificat d’authenticité confirmant que ce notaire existait et qu’il était actif et en règle au moment de la signature. Vous pouvez demander l’authentification au ministère du Québec uniquement après avoir obtenu ce certificat d’authenticité. Le même processus s’applique à tous les documents notariés délivrés au Québec.
Pour toutes les autres provinces, cette étape ne s’applique pas.
En raison de la complexité du traitement des documents par le Québec, j’offre à mes clients de suivre la procédure par l’Ontario, ce qui permet d’économiser à la fois du temps et de l’argent. Vous n’aurez PAS besoin de vous déplacer en Ontario — je prends en charge l’ensemble du processus des documents d’ici.
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Authentification des traductions
La traduction notariée (accompagnée du certificat de la Chambre des notaires du Québec, si le document source provient du Québec) peut ensuite être authentifiée par Affaires mondiales Canada ou par un ministère provincial.
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Légalisation
Il existe trois représentations de Cuba au Canada :
– Consulat général de Cuba à Toronto
– Consulat général de Cuba à Montréal
– Bureau consulaire à Ottawa
En général, les documents à légaliser sont soumis à Toronto ou à Montréal.
Si les documents ont été authentifiés au Québec, ils ne peuvent être soumis qu’à Montréal. S’ils ont été authentifiés en Ontario, ils ne peuvent être légalisés qu’au consulat de Toronto. S’ils ont été authentifiés dans une autre province, ils peuvent être soumis soit à Toronto, soit à Montréal.
Les consulats de Cuba à Toronto et à Montréal ont des exigences spécifiques concernant le dossier de légalisation.
Vous devez fournir :
Une enveloppe de retour prépayée pour l’expédition des documents légalisés
Après la légalisation consulaire, le document est entièrement prêt à être utilisé sur le territoire du pays dans le consulat duquel il a été légalisé.
– Consulat général de Cuba à Toronto
– Consulat général de Cuba à Montréal
– Bureau consulaire à Ottawa
En général, les documents à légaliser sont soumis à Toronto ou à Montréal.
Si les documents ont été authentifiés au Québec, ils ne peuvent être soumis qu’à Montréal. S’ils ont été authentifiés en Ontario, ils ne peuvent être légalisés qu’au consulat de Toronto. S’ils ont été authentifiés dans une autre province, ils peuvent être soumis soit à Toronto, soit à Montréal.
Les consulats de Cuba à Toronto et à Montréal ont des exigences spécifiques concernant le dossier de légalisation.
Vous devez fournir :
- Le document original, authentifié
- Traduction certifiée, notariée, (avec certification supplémentaire pour le Québec), et authentifiée
- Un mandat-poste bancaire
- Un mandat-poste pour les services par courrier
- Le formulaire de demande
- Une copie du passeport du demandeur
Une enveloppe de retour prépayée pour l’expédition des documents légalisés
Après la légalisation consulaire, le document est entièrement prêt à être utilisé sur le territoire du pays dans le consulat duquel il a été légalisé.
Besoin d’examiner votre situation particulière? Déposez une demande et je vous aiderai.
Combien coûte la légalisation et combien de temps cela prend-il?
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Le coût et les délais dépendent du type de documents; il est donc impossible de donner un « prix total » exact.
Pour les traductions, je facture habituellement entre 49 $ et 89 $ par page, selon la langue source.
La certification notariale de l’exactitude des traductions coûte généralement 75 $ pour chaque signature du notaire.
Pour une légalisation clé en main, qui inclut les deux étapes (authentification et légalisation), je facture habituellement 250 $ plus tous les frais connexes (frais postaux/de messagerie, frais ministériels, frais consulaires, commissions bancaires : le montant facturé me sera remboursé à l’identique).
Pour une authentification clé en main, qui inclut seulement la première étape (authentification), je facture habituellement 150 $ plus tous les frais connexes (frais postaux/de messagerie, frais ministériels : le montant facturé me sera remboursé à l’identique).
Une taxe de 13 % s’ajoute au montant final. Tous les prix sont négociables.
Pour les traductions, je facture habituellement entre 49 $ et 89 $ par page, selon la langue source.
La certification notariale de l’exactitude des traductions coûte généralement 75 $ pour chaque signature du notaire.
Pour une légalisation clé en main, qui inclut les deux étapes (authentification et légalisation), je facture habituellement 250 $ plus tous les frais connexes (frais postaux/de messagerie, frais ministériels, frais consulaires, commissions bancaires : le montant facturé me sera remboursé à l’identique).
Pour une authentification clé en main, qui inclut seulement la première étape (authentification), je facture habituellement 150 $ plus tous les frais connexes (frais postaux/de messagerie, frais ministériels : le montant facturé me sera remboursé à l’identique).
Une taxe de 13 % s’ajoute au montant final. Tous les prix sont négociables.
Exemple de procédure pour obtenir une légalisation pour Cuba avec prix et délais
Vous trouverez ci-dessous un exemple de procédure détaillée pour obtenir une légalisation clé en main avec un ensemble standard de documents requis pour un mariage à Cuba, incluant les prix et les délais.
Documents :
1. Certificat de naissance délivré au Québec
2. Certificat de divorce délivré au Québec
3. Déclaration solennelle de célibat délivrée en Ontario
La légalisation sera effectuée par l’entremise du consulat de Cuba à Toronto.
Voici comment fonctionne le processus de légalisation, en tenant compte de toutes les exigences du consulat de Cuba.
Je vous enverrai un formulaire de demande au format PDF pour le consulat.
Vous devez imprimer deux copies de ce formulaire et les signer ; je les remplirai moi-même plus tard.
Vous devez également m’envoyer par courriel des copies numérisées de haute qualité des documents à légaliser, ainsi qu’un scan de votre passeport canadien.
Je préparerai le texte de la Déclaration statutaire de célibat pour votre révision.
Vous devrez imprimer ce projet de Déclaration statutaire et le signer avec mon notaire lors d’un appel vidéo.
Je programmerai votre rendez-vous en ligne avec le notaire à un moment qui vous convient. Vous devrez montrer une pièce d’identité valide à la caméra, puis signer le document, et pendant l’appel vidéo envoyer au notaire une photo du document signé.
Ensuite, vous devez envoyer le document original signé ainsi que les originaux de vos certificats de naissance et de divorce au notaire en utilisant l’étiquette d’expédition imprimée que je vous fournis. Incluez également deux copies du formulaire signé pour le consulat dans l’enveloppe.
Une fois que le notaire reçoit le document, il le certifiera avec sa signature et son sceau.
Je récupérerai les documents signés et obtiendrai en même temps des copies certifiées conformes de vos deux autres documents.
Je porterai les trois documents aux Services de documents officiels (ODS) à Toronto pour obtenir les certificats d’authentification.
Je préparerai les traductions des trois documents authentifiés en espagnol et ferai authentifier ces traductions par notaire.
J’apporterai les traductions notariées aux l’ODS pour obtenir les certificats d’authentification.
Je préparerai et soumettrai l’ensemble complet des documents au Consulat cubain à Toronto pour légalisation en votre nom.
Une fois les documents prêts et retournés, je vous les enverrai par courrier.
Frais et délais :
— Mes honoraires pour le service complet de légalisation sont de 250 $, quel que soit le nombre de documents.
— La rédaction de la déclaration solennelle de célibat coûte 100 $. Le délai est d’une journée.
— La notarisation (en ligne ou en personne) auprès de mon notaire coûte 75 $ par document. Vous avez 1 document, et le délai est d’une journée.
— Pour les traductions de l’anglais ou du français vers l’espagnol, je facture 49 $* par page. Vous aurez 4 pages (trois documents d’une page et trois certificats d’authentification identiques, que je compte comme une seule page). Le délai de traitement est généralement de 1 à 3 jours.
— La notarisation des traductions coûte 75 $** par document. Vous aurez 3 traductions, et leur notarisation prend une journée.
— Chaque certificat d’authentification pour les documents notariés auprès de l’ODS coûte 16 $, plus des frais bancaires de 10 $. Vous aurez besoin de 6 certificats d’authentification (3 documents et 3 traductions). Le délai de traitement est d’un jour ouvrable.
— Les frais de légalisation par le consulat de Cuba sont de 176 $ par document, plus 40 $ pour la demande par courrier. Vous aurez 6 documents, y compris 3 traductions. Le processus de légalisation au consulat de Cuba à Toronto prend habituellement une semaine, y compris le temps de livraison des documents.
— Le coût d’un envoi par messagerie commence à 25 $. Vous aurez besoin de 4 envois (de vous au notaire, de moi au consulat et retour, puis de moi à vous). Chaque envoi prend généralement de 1 à 3 jours.
Une taxe de 13 % est ajoutée au montant final.
*Le tarif de traduction indiqué correspond à la province de l’Ontario. Les traductions en espagnol préparées pour la province de Québec auront des tarifs différents, puisque le Québec exige un type de certification distinct pour les traductions.
**Des rabais peuvent être offerts en fonction du volume.
— Mes honoraires pour le service complet de légalisation sont de 250 $, quel que soit le nombre de documents.
— La rédaction de la déclaration solennelle de célibat coûte 100 $. Le délai est d’une journée.
— La notarisation (en ligne ou en personne) auprès de mon notaire coûte 75 $ par document. Vous avez 1 document, et le délai est d’une journée.
— Pour les traductions de l’anglais ou du français vers l’espagnol, je facture 49 $* par page. Vous aurez 4 pages (trois documents d’une page et trois certificats d’authentification identiques, que je compte comme une seule page). Le délai de traitement est généralement de 1 à 3 jours.
— La notarisation des traductions coûte 75 $** par document. Vous aurez 3 traductions, et leur notarisation prend une journée.
— Chaque certificat d’authentification pour les documents notariés auprès de l’ODS coûte 16 $, plus des frais bancaires de 10 $. Vous aurez besoin de 6 certificats d’authentification (3 documents et 3 traductions). Le délai de traitement est d’un jour ouvrable.
— Les frais de légalisation par le consulat de Cuba sont de 176 $ par document, plus 40 $ pour la demande par courrier. Vous aurez 6 documents, y compris 3 traductions. Le processus de légalisation au consulat de Cuba à Toronto prend habituellement une semaine, y compris le temps de livraison des documents.
— Le coût d’un envoi par messagerie commence à 25 $. Vous aurez besoin de 4 envois (de vous au notaire, de moi au consulat et retour, puis de moi à vous). Chaque envoi prend généralement de 1 à 3 jours.
Une taxe de 13 % est ajoutée au montant final.
*Le tarif de traduction indiqué correspond à la province de l’Ontario. Les traductions en espagnol préparées pour la province de Québec auront des tarifs différents, puisque le Québec exige un type de certification distinct pour les traductions.
**Des rabais peuvent être offerts en fonction du volume.
Qu’est-ce qui changerait si vous faisiez légaliser les mêmes documents par le consulat de Cuba à Montréal au lieu de Toronto?
- La déclaration solennelle de célibat devrait être signée chez un notaire du Québec. Cela signifie que vous devriez trouver vous-même un notaire au Québec, inscrit à la Chambre des notaires du Québec et connaissant bien toutes les exigences de la Chambre afin d’éviter un rejet du document.
- Les originaux des certificats de naissance et de divorce, plutôt que leurs copies notariées, devraient être légalisés. Cela signifie que si vous deviez légaliser ces documents pour un autre pays à l’avenir, vous devriez obtenir de nouveaux originaux, car ceux-ci seraient reliés aux certificats d’authenticité et légalisés uniquement pour Cuba.
- Les traductions en espagnol préparées pour une légalisation par le Québec sont plus coûteuses, car la Chambre des notaires impose des exigences plus strictes en matière de certification des traductions.
- Le processus de légalisation comprendrait une étape supplémentaire consistant à obtenir un certificat d’authenticité de la Chambre des notaires du Québec pour les trois traductions notariées et la déclaration solennelle de célibat. Le coût est de 74,73 $ par certificat (40,24 $ pour le 5e certificat dans le même dossier) pour le traitement standard (20 jours ouvrables), et de 201,21 $ par document pour le service urgent (3 jours ouvrables).
- En raison de cette étape supplémentaire auprès de la Chambre des notaires, deux expéditions additionnelles au coût de 25 $ chacune seraient nécessaires.
En résumé, la légalisation par le Québec impliquerait des frais supplémentaires pour les traductions et les envois, le coût le plus élevé provenant des services de la Chambre des notaires (4 × 74,73 $ ou 4 × 201,21 $), ainsi qu’un délai supplémentaire de 20 jours ouvrables pour le traitement standard ou de 3 jours ouvrables pour le service urgent. Du temps additionnel serait également requis pour les deux expéditions supplémentaires.
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À quoi ressemblent l’authentification et la légalisation ?
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Voici un exemple d’un certificat de naissance délivré au Québec :
Portez attention au signataire du document — Mme Hermel Grandmaison, directrice de l’état civil. La signature de cette autorité serait authentifiée si le processus est effectué par la province de Québec :
Voici maintenant ce à quoi ressemble une copie conforme notariée d’un certificat de naissance délivré par un notaire en Ontario :
Portez attention au signataire du document. Il s’agit d’un document notarié signé et scellé par un notaire public en Ontario, dûment inscrit auprès du Barreau de l’Ontario :
Ceci est une page distincte, reliée au document authentifié à l’aide de deux attaches métalliques à anneaux, de manière à ne pas pouvoir être détachée du document original.
Le certificat d’authentification indique que le document authentifié a été signé par le notaire public et que sa signature a été certifiée (authentifiée) à Toronto, le 9 juillet 2025, par le gestionnaire des Services des documents officiels (ODS), Kenneth Woo.
Il est précisé ci-dessous : « Ce certificat certifie uniquement la signature, la qualité du signataire et, le cas échéant, le sceau ou le timbre qui y figure. Il ne certifie pas le contenu du document pour lequel il a été délivré ». C’est-à-dire que l’ODS ne vérifie pas la nature du document, mais vérifie UNIQUEMENT l’existence de ce notaire public et si l’exemplaire de sa signature correspond réellement à cette signature.
Le certificat d’authentification indique que le document authentifié a été signé par le notaire public et que sa signature a été certifiée (authentifiée) à Toronto, le 9 juillet 2025, par le gestionnaire des Services des documents officiels (ODS), Kenneth Woo.
Il est précisé ci-dessous : « Ce certificat certifie uniquement la signature, la qualité du signataire et, le cas échéant, le sceau ou le timbre qui y figure. Il ne certifie pas le contenu du document pour lequel il a été délivré ». C’est-à-dire que l’ODS ne vérifie pas la nature du document, mais vérifie UNIQUEMENT l’existence de ce notaire public et si l’exemplaire de sa signature correspond réellement à cette signature.
Voici ce à quoi ressemble le certificat d’authentification délivré par les Services des documents officiels (ODS). La signature du notaire qui a délivré la copie conforme a été authentifiée :
Veuillez noter que, pour certains documents originaux, tels que la version abrégée d’un certificat de naissance délivré en Ontario, l’ODS appose l’autocollant d’authentification au verso du document plutôt que de délivrer une page distincte d’authentification (voir un exemple à droite). La validité de l’authentification n’en est pas affectée.
Les deux premières pages sont la traduction en espagnol proprement dite. Les troisième et quatrième pages contiennent des photocopies des documents ayant servi à la traduction. La cinquième page est l’attestation de traduction, signée par le traducteur et le directeur de l’agence de traduction. La sixième page est la notarisation de la traduction, rédigée dans les deux langues et signée par le directeur de l’agence de traduction ainsi que le notaire. C’est la signature du notaire qui permet l’authentification de la traduction.
Voici ci-dessous à quoi ressemble la traduction notariée de la copie conforme authentifiée du certificat de naissance :
Veuillez noter que le certificat d’authentification est relié avec les deux attaches métalliques uniquement à une feuille — la notarisation de la traduction. La traduction elle-même n’est pas incluse et sera jointe avec un trombone ordinaire à la notarisation authentifiée.
Voici à quoi ressemble la traduction authentifiée. La signature du notaire ayant notarié la traduction a été authentifiée par les Services des documents officiels (ODS) :
L’ensemble des documents est relié et tamponné avec le sceau du consulat. Dans cet exemple, le dossier se compose de 11 pages :
Sur la première page de la légalisation consulaire, il est indiqué que, le 27 août 2025, la consule de Cuba à Toronto, Aneylin Ruiz Casas, a certifié que le document légalisé a été délivré conformément aux lois en vigueur dans ce pays (Canada) et aux formalités correspondantes pour être considéré comme un document public. Elle certifie également que M. Kenneth Woo occupait le poste mentionné à la date indiquée dans le document relatif à la légalisation du certificat de naissance, ce qui l’habilitait à autoriser ledit document, et que la signature de Kenneth Woo paraît authentique, car elle correspond à la signature qu’il utilise habituellement dans tous ses actes.
Aneylin Ruiz Casas a ensuite certifié le document par sa signature et le sceau du consulat, et a également fourni les renseignements relatifs au paiement des frais consulaires. L’autocollant situé dans le coin inférieur droit indique que la légalisation a été effectuée et comprend le numéro de légalisation consulaire, qui est unique pour chaque document.
La deuxième page de la légalisation contient des informations similaires, mais concernant la légalisation de la traduction.
- Les deux premières pages sont la légalisation consulaire elle-même — une pour le certificat de naissance et la seconde pour la traduction.
- Ensuite, dans l’ordre : le certificat de naissance authentifié (précisément, sa copie notariée), la notarisation de la traduction authentifiée, et enfin la traduction elle-même en cinq pages.
- Chaque page porte le sceau du consulat, y compris le verso de la dernière page, ce qui empêche toute substitution de pages dans le dossier.
Sur la première page de la légalisation consulaire, il est indiqué que, le 27 août 2025, la consule de Cuba à Toronto, Aneylin Ruiz Casas, a certifié que le document légalisé a été délivré conformément aux lois en vigueur dans ce pays (Canada) et aux formalités correspondantes pour être considéré comme un document public. Elle certifie également que M. Kenneth Woo occupait le poste mentionné à la date indiquée dans le document relatif à la légalisation du certificat de naissance, ce qui l’habilitait à autoriser ledit document, et que la signature de Kenneth Woo paraît authentique, car elle correspond à la signature qu’il utilise habituellement dans tous ses actes.
Aneylin Ruiz Casas a ensuite certifié le document par sa signature et le sceau du consulat, et a également fourni les renseignements relatifs au paiement des frais consulaires. L’autocollant situé dans le coin inférieur droit indique que la légalisation a été effectuée et comprend le numéro de légalisation consulaire, qui est unique pour chaque document.
La deuxième page de la légalisation contient des informations similaires, mais concernant la légalisation de la traduction.
Enfin, voici ci-dessous à quoi ressemble le document légalisé par le consulat de Cuba à Toronto :
Plus de questions que de réponses? Examinons ensemble votre situation particulière
Légalisation d’un certificat de naissance
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Veuillez noter qu’il existe trois types d’actes de naissance canadiens :
- -1-Formulaire abrégé sans noms des parents
(un document bleu d’environ un demi-format Lettre)— ce certificat n’est PAS adapté à une légalisation, car il n’indique pas les informations relatives aux parents, lesquelles sont exigées - -2-Formulaire abrégé avec les noms des parents
(un document bleu d’environ un demi-format Lettre)— généralement adapté à une légalisation - -3-Formulaire long
(un document blanc officiel au format Legal allongé, d’environ une fois et demie la hauteur d’un format Lettre)— généralement adapté à une légalisation
Un tel document ne sera PAS accepté au consulat, car il ne comporte ni noms ni prénoms des parents.
Certificat de naissance
Certificat de naissance avec indication des parents
Veuillez noter : il doit y avoir les noms et prénoms des parents. Un tel document est généralement accepté par le consulat.
Copie certifiée conforme de l’enregistrement de la naissance (« Formulaire long »)
Veuillez noter : il doit y avoir les noms et prénoms des parents. Un tel document est généralement accepté par le consulat.
J’exerce dans ce domaine depuis plus de 10 ans et j’ai déjà aidé plus de 1 100 clients. Je suis prêt à vous aider. Déposez une demande pour une consultation gratuite.
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