Un document peut être authentifié dans sa forme originale, auquel cas le certificat d’authentification sera annexé à l’original. Il est également possible d’authentifier une copie notariée du document (« copie conforme »), auquel cas le certificat d’authentification sera annexé à la copie notariée. Selon les exigences du ministère des Affaires étrangères, certains types de documents ne peuvent être authentifiés qu’en copie conforme, tandis que d’autres peuvent être authentifiés soit dans leur forme originale, soit en copie.
Vous pouvez faire authentifier un document :1) Par
Canadian Foreign Affairs Office (Global Affairs), situé à Ottawa. Affaires mondiales Canada authentifie les documents délivrés par le gouvernement du Canada, ou émis ou notariés au Manitoba, au Nouveau-Brunswick, à Terre-Neuve-et-Labrador, dans les Territoires du Nord-Ouest, en Nouvelle-Écosse, au Nunavut, à l’Île-du-Prince-Édouard et au Yukon.
2) Dans les ministères provinciaux ou territoriaux. De tels ministères provinciaux existent en Alberta, en Colombie-Britannique, en Ontario, au Québec et en Saskatchewan. Par exemple, en Ontario, un tel ministère s’appelle ODS (Ontario Document Services) et se trouve à Toronto et dans quelques autres villes de l’Ontario. Un ministère provincial ne peut authentifier que les documents délivrés dans cette province et non dans une autre. Ainsi, si votre document a été délivré au Québec, vous ne pourrez pas faire authentifier l’original auprès de l’ODS (Ministry of Ontario). Mais vous pouvez faire authentifier la copie conforme auprès de l’ODS.
Notarisation d’un document en vue de son authentification
Tous les documents peuvent être divisés en trois types : ceux qui doivent être notariés avant l’authentification, ceux qui n’ont pas besoin de l’être, et ceux qui doivent être établis avec l’aide d’un notaire — cette dernière procédure nécessitant soit une rencontre en personne avec un notaire, soit un appel vidéo, selon la province.
Voici les principaux documents divisés en ces trois types :
1) Pas besoin de notariser : certificats délivrés par l’état civil, par exemple certificats de naissance, de mariage, de divorce, de décès, de changement de nom, diplômes délivrés par une institution publique, etc. L’exception concerne uniquement les documents délivrés dans des provinces autres que l’Ontario, destinés à être authentifiés par l’ODS, auquel cas des copies conformes sont requises.
2) Doivent être notariés : certificats de crémation et d’inhumation, certificats de bonne conduite, diplômes, documents bancaires et judiciaires, diplômes délivrés par une institution privée, etc. Ces documents sont notariés par un notaire en Ontario pour être légalisés dans cette province.
3) Doivent être signés chez un notaire : procurations, déclarations de célibat, déclarations de renonciation à une succession, demandes de versement de pension, ainsi que tout autre document et toute autre déclaration notariés. Ces documents notariés doivent être signés avec mon notaire en Ontario par vidéoconférence ou en personne, ce qui leur permet de suivre le processus de légalisation dans la province de l’Ontario.
Qui sont ces fonctionnaires canadiens qui signent les documents et dont les signatures et sceaux sont authentifiés?
1) Directeur de l’état civil ou directeur adjoint de l’état civil : certificats délivrés par les bureaux de l’état civil, tels que certificats de naissance, mariage, divorce, décès, changement de nom, etc.
2) Notaire public : copies certifiées conformes de tout document, tels que certificats de crémation et d’inhumation, certificats de police, diplômes, documents bancaires et judiciaires, etc.
3) Notaire public : procurations, déclarations de renonciation à une succession, déclarations de cession de prestations de retraite, tout autre acte ou document notarié
4) Juge ou greffier du tribunal : décisions judiciaires
5) Fonctionnaire du service d’immatriculation des entreprises (Registraire des entreprises au Québec) : certificats d’immatriculation d’entreprise
6) Doyens des universités et écoles publiques : diplômes
7) Avocats : tout autre document juridique
NOTE IMPORTANTE ! Seul l’ODS accepte les documents pour authentification en personne et délivre le certificat d’authentification le jour même. Tous les autres ministères, y compris Affaires mondiales, acceptent les documents uniquement par la poste, et les délais de traitement varient de 5 à 20 jours ouvrables, auxquels s’ajoutent les délais et frais d’expédition. Par conséquent, il est plus rapide et moins coûteux de faire authentifier les documents par l’ODS. Heureusement, le consulat de Cuba accepte de légaliser non pas l’original du document mais sa copie notariée (copie conforme). Ainsi, la manière la plus simple consiste à faire établir des copies notariées des documents en Ontario, à les faire authentifier auprès de l’ODS, puis à les faire légaliser par le consulat de Cuba à Toronto.