Légalisation clé en main de documents pour Cuba
Pour documents personnels et commerciaux : mariage à Cuba, procurations pour Cuba, affaires commerciales, ouverture d’une succursale, exportation vers Cuba et autres fins légales
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- Déclarations solennelles de célibat
- Traductions certifiées
- Traductions notariées
- Traductions apostillées
- Authentification
- Légalisation
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Légalisation de documents pour Cuba au Canada : de quoi s’agit-il et quand en avez-vous besoin
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Pour qu’un document délivré au Canada puisse être utilisé à Cuba, il doit passer par une procédure appelée légalisation. Il existe deux types de légalisation : la légalisation complète (procédure en deux étapes) et la légalisation simplifiée (procédure en une seule étape, souvent appelée apostille). Cuba n’est pas signataire de la Convention de La Haye sur l’apostille; vous devrez donc suivre la procédure complète de légalisation.
Les documents préparés par ou avec la participation d’autorités canadiennes et destinés à être utilisés à Cuba nécessitent la procédure en deux étapes. Ces étapes sont :
1) Authentification
2) Légalisation
Parfois, les deux étapes sont désignées collectivement sous le terme « légalisation », mais cela est techniquement incorrect. Si vous rencontrez l’expression « légalisation au ministère des Affaires étrangères », elle se réfère spécifiquement à l’authentification. Il est important de ne pas confondre ces termes.
Certains consulats d’autres pays appellent « authentification » la dernière étape du processus, celle qui est effectuée par le consulat, ce qui est encore une fois techniquement incorrect. Cette dernière étape s’appelle légalisation.
L’authentification est effectuée par le ministère des Affaires étrangères du Canada ou par une autorité provinciale ou territoriale (plus de détails ci-dessous).
La légalisation est effectuée par le consulat de Cuba.
Bien qu’il s’agisse de deux processus distincts, ils sont tous deux des étapes nécessaires de la procédure de légalisation.
📌 Verrouillons ça!
Vous avez un certificat de naissance canadien et vous devez l’utiliser à Cuba.
Comme Cuba n’est pas membre de la Convention de l’apostille,
vous aurez besoin de :
1️⃣ Authentification par Affaires mondiales Canada (ou par une autorité provinciale)
2️⃣ Légalisation par le consulat de Cuba à Toronto ou le consulat de Cuba à Montréal.
C’est ce qu’on appelle la légalisation complète ✅
2) Légalisation
Parfois, les deux étapes sont désignées collectivement sous le terme « légalisation », mais cela est techniquement incorrect. Si vous rencontrez l’expression « légalisation au ministère des Affaires étrangères », elle se réfère spécifiquement à l’authentification. Il est important de ne pas confondre ces termes.
Certains consulats d’autres pays appellent « authentification » la dernière étape du processus, celle qui est effectuée par le consulat, ce qui est encore une fois techniquement incorrect. Cette dernière étape s’appelle légalisation.
L’authentification est effectuée par le ministère des Affaires étrangères du Canada ou par une autorité provinciale ou territoriale (plus de détails ci-dessous).
La légalisation est effectuée par le consulat de Cuba.
Bien qu’il s’agisse de deux processus distincts, ils sont tous deux des étapes nécessaires de la procédure de légalisation.
📌 Verrouillons ça!
Vous avez un certificat de naissance canadien et vous devez l’utiliser à Cuba.
Comme Cuba n’est pas membre de la Convention de l’apostille,
vous aurez besoin de :
1️⃣ Authentification par Affaires mondiales Canada (ou par une autorité provinciale)
2️⃣ Légalisation par le consulat de Cuba à Toronto ou le consulat de Cuba à Montréal.
C’est ce qu’on appelle la légalisation complète ✅
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Documents les plus courants à légaliser pour un mariage à Cuba
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Les documents les plus fréquemment requis pour être légalisés dans le cadre d’un mariage à Cuba sont :
1. Certificat de naissance délivré au Canada
2. Déclaration solennelle de célibat signée devant un notaire canadien (l’attestation de célibat est valide pendant 6 mois à compter de la date de délivrance)
3. Si vous êtes divorcé(e), un jugement de divorce délivré par un tribunal, ainsi qu’une déclaration solennelle de célibat
4. Si vous êtes veuf ou veuve, votre certificat de mariage et le certificat de décès de votre conjoint(e) décédé(e)
5. Une déclaration d’identité, au cas où votre nom complet ne serait pas identique sur tous vos documents. Cette déclaration est valide 6 mois. La déclaration de célibat et la déclaration d’identité peuvent être établies dans un même document.
1. Certificat de naissance délivré au Canada
2. Déclaration solennelle de célibat signée devant un notaire canadien (l’attestation de célibat est valide pendant 6 mois à compter de la date de délivrance)
3. Si vous êtes divorcé(e), un jugement de divorce délivré par un tribunal, ainsi qu’une déclaration solennelle de célibat
4. Si vous êtes veuf ou veuve, votre certificat de mariage et le certificat de décès de votre conjoint(e) décédé(e)
5. Une déclaration d’identité, au cas où votre nom complet ne serait pas identique sur tous vos documents. Cette déclaration est valide 6 mois. La déclaration de célibat et la déclaration d’identité peuvent être établies dans un même document.
Quels documents peuvent être légalisés?
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Tous les documents délivrés par une autorité canadienne, provinciale ou territoriale, ou établis par un notaire canadien, que vous devez utiliser à Cuba.
1) Certificats délivrés par les bureaux de l’état civil, par exemple, certificats de naissance, de décès, de mariage, de changement de nom, de nom de famille, etc.
2) Procurations et actes notariés, y compris attestations de vie, renonciations à une succession, attestations d’absence de mariage antérieur ou actuel (certificats ou déclarations de célibat), établis ou signés devant notaire
3) Diplômes, annexes de diplômes, certificats et autres documents relatifs à l’éducation
4) Relevés bancaires, documents judiciaires, jugements de divorce
5) Certificats de crémation ou d’inhumation
6) Certificats d’immatriculation d’entreprise, relevés bancaires, lettres de garantie des administrateurs de la société, extraits des registres d’entreprises, certificats pour les produits destinés à l’exportation du Canada vers Cuba
2) Procurations et actes notariés, y compris attestations de vie, renonciations à une succession, attestations d’absence de mariage antérieur ou actuel (certificats ou déclarations de célibat), établis ou signés devant notaire
3) Diplômes, annexes de diplômes, certificats et autres documents relatifs à l’éducation
4) Relevés bancaires, documents judiciaires, jugements de divorce
5) Certificats de crémation ou d’inhumation
6) Certificats d’immatriculation d’entreprise, relevés bancaires, lettres de garantie des administrateurs de la société, extraits des registres d’entreprises, certificats pour les produits destinés à l’exportation du Canada vers Cuba
Tous ces types de documents passent par différentes procédures d’authentification.
La procédure de légalisation comprend également tous les cas où un enfant né au Canada doit obtenir la citoyenneté cubaine, car pour obtenir la citoyenneté cubaine, il faut fournir un certificat de naissance canadien, lequel doit à son tour être légalisé.
La procédure de légalisation comprend également tous les cas où un enfant né au Canada doit obtenir la citoyenneté cubaine, car pour obtenir la citoyenneté cubaine, il faut fournir un certificat de naissance canadien, lequel doit à son tour être légalisé.
Les documents les plus courants faisant l’objet de cette procédure sont :
Trop difficile à comprendre? Organisons un appel et passons tout cela en revue.
Comment effectuer la légalisation?
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En résumé, la procédure se déroule ainsi :
1. Faire traduire le document en espagnol par un traducteur agréé (traduction certifiée) pour Cuba
2. Faire authentifier le document original et sa traduction notariée par le ministère canadien des Affaires étrangères ou par une autorité provinciale canadienne (laquelle exactement? Il y a des nuances, voir ci-dessous)
3. Soumettre le dossier de documents pour légalisation au consulat de Cuba au Canada
⚠️ IMPORTANT! Les consulats de Cuba exigent la légalisation à la fois du document original ET de sa traduction notariée!
Maintenant, plus en détail.
Pourquoi la légalisation est-elle considérée comme une procédure en DEUX étapes?
Pour certifier l’authenticité d’un document canadien :
1) D’abord, il faut certifier la signature et le sceau de l’autorité canadienne officielle qui a signé le document. Cette attestation est faite par un ministre canadien, qui appose son sceau et sa signature sur le document. C’est l’authentification.
2) Ensuite, le consulat de Cuba doit certifier la signature et le sceau de ce ministre canadien qui a authentifié le document. C’est la légalisation finale.
En d’autres termes, le ministre canadien vérifie et confirme la signature et le sceau de l’autorité canadienne qui a signé et délivré le document, en confirmant que cet agent existait, qu’il exerçait ses fonctions au moment de la signature, et que la signature et le cachet sur le document sont bien les siens. Et le consul du consulat procède ensuite à la « légalisation consulaire » de la signature et du sceau de ce ministre canadien, confirmant ainsi que ce ministre existe réellement, que c’est bien sa véritable signature et son sceau, et qu’il exerçait ses fonctions au moment de la signature du document.
Ajoutons à cette procédure en DEUX étapes les traductions certifiées, afin que les fonctionnaires, ministres et consuls de différents pays puissent lire et comprendre ces documents, et nous obtenons alors quatre étapes : traduction, notarisation de la traduction, authentification et légalisation. Ci-dessous, plus de détails sur les quatre.
1. Faire traduire le document en espagnol par un traducteur agréé (traduction certifiée) pour Cuba
2. Faire authentifier le document original et sa traduction notariée par le ministère canadien des Affaires étrangères ou par une autorité provinciale canadienne (laquelle exactement? Il y a des nuances, voir ci-dessous)
3. Soumettre le dossier de documents pour légalisation au consulat de Cuba au Canada
⚠️ IMPORTANT! Les consulats de Cuba exigent la légalisation à la fois du document original ET de sa traduction notariée!
Maintenant, plus en détail.
Pourquoi la légalisation est-elle considérée comme une procédure en DEUX étapes?
Pour certifier l’authenticité d’un document canadien :
1) D’abord, il faut certifier la signature et le sceau de l’autorité canadienne officielle qui a signé le document. Cette attestation est faite par un ministre canadien, qui appose son sceau et sa signature sur le document. C’est l’authentification.
2) Ensuite, le consulat de Cuba doit certifier la signature et le sceau de ce ministre canadien qui a authentifié le document. C’est la légalisation finale.
En d’autres termes, le ministre canadien vérifie et confirme la signature et le sceau de l’autorité canadienne qui a signé et délivré le document, en confirmant que cet agent existait, qu’il exerçait ses fonctions au moment de la signature, et que la signature et le cachet sur le document sont bien les siens. Et le consul du consulat procède ensuite à la « légalisation consulaire » de la signature et du sceau de ce ministre canadien, confirmant ainsi que ce ministre existe réellement, que c’est bien sa véritable signature et son sceau, et qu’il exerçait ses fonctions au moment de la signature du document.
Ajoutons à cette procédure en DEUX étapes les traductions certifiées, afin que les fonctionnaires, ministres et consuls de différents pays puissent lire et comprendre ces documents, et nous obtenons alors quatre étapes : traduction, notarisation de la traduction, authentification et légalisation. Ci-dessous, plus de détails sur les quatre.
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L’authentification
L’authentification exige le document original. Dans de rares cas, ce n’est pas l’original qui est authentifié, mais une copie certifiée conforme (copie notariée), par exemple pour des documents tels que passeports, permis de conduire, cartes d’identité, etc., ainsi que tous les documents qui, selon les exigences du bureau d’authentification, ne peuvent être authentifiés qu’au moyen d’une copie certifiée conforme.
Vous pouvez faire authentifier un document :
1) Par Canadian Foreign Affairs Office (Global Affairs), situé à Ottawa. Affaires mondiales Canada authentifie les documents délivrés par le gouvernement du Canada, ou émis ou notariés au Manitoba, au Nouveau-Brunswick, à Terre-Neuve-et-Labrador, dans les Territoires du Nord-Ouest, en Nouvelle-Écosse, au Nunavut, à l’Île-du-Prince-Édouard et au Yukon.
2) Dans les ministères provinciaux ou territoriaux. Par exemple, en Ontario, un tel ministère s’appelle ODS (Ontario Document Services) et se trouve à Toronto et dans quelques autres villes de l’Ontario. Un ministère provincial ne peut authentifier que les documents délivrés dans cette province et non dans une autre. Ainsi, si votre document a été délivré au Québec, vous ne pourrez pas le faire authentifier par l’ODS (ministère de l’Ontario).
De tels ministères provinciaux existent en Alberta, en Colombie-Britannique, en Ontario, au Québec et en Saskatchewan.
Notarisation d’un document en vue de son authentification
Tous les documents peuvent être divisés en trois types : ceux qui doivent être notariés avant l’authentification, ceux qui n’ont pas besoin de l’être, et ceux qui doivent être établis avec l’aide d’un notaire — cette dernière procédure nécessitant soit une rencontre en personne avec un notaire, soit un appel vidéo, selon la province.
Voici les principaux documents divisés en ces trois types :
1) Pas besoin de notarisation : certificats délivrés par le bureau de l’état civil, par exemple, certificats de naissance, de mariage, de divorce, de décès, de changement de nom, diplômes délivrés par un établissement public, etc.
2) Nécessitent une notarisation : certificats de crémation et d’inhumation, certificats de bonne conduite, diplômes, documents bancaires et judiciaires, diplômes délivrés par un établissement privé, etc.
3) Doivent être signés devant notaire : procurations, déclarations de renonciation à une succession, demandes de versement de prestations de retraite, tout autre acte ou document notarié
Qui sont ces fonctionnaires canadiens qui signent les documents et dont les signatures et sceaux sont authentifiés?
1) Directeur de l’état civil ou directeur adjoint de l’état civil : certificats délivrés par les bureaux de l’état civil, tels que certificats de naissance, mariage, divorce, décès, changement de nom, etc.
2) Notaire public : copies certifiées conformes de tout document, tels que certificats de crémation et d’inhumation, certificats de police, diplômes, documents bancaires et judiciaires, etc.
3) Notaire public : procurations, déclarations de renonciation à une succession, déclarations de cession de prestations de retraite, tout autre acte ou document notarié
4) Juge ou greffier du tribunal : décisions judiciaires
5) Fonctionnaire du service d’immatriculation des entreprises (Registraire des entreprises au Québec) : certificats d’immatriculation d’entreprise
6) Doyens des universités et écoles publiques : diplômes
7) Avocats : tout autre document juridique
Vous pouvez faire authentifier un document :
1) Par Canadian Foreign Affairs Office (Global Affairs), situé à Ottawa. Affaires mondiales Canada authentifie les documents délivrés par le gouvernement du Canada, ou émis ou notariés au Manitoba, au Nouveau-Brunswick, à Terre-Neuve-et-Labrador, dans les Territoires du Nord-Ouest, en Nouvelle-Écosse, au Nunavut, à l’Île-du-Prince-Édouard et au Yukon.
2) Dans les ministères provinciaux ou territoriaux. Par exemple, en Ontario, un tel ministère s’appelle ODS (Ontario Document Services) et se trouve à Toronto et dans quelques autres villes de l’Ontario. Un ministère provincial ne peut authentifier que les documents délivrés dans cette province et non dans une autre. Ainsi, si votre document a été délivré au Québec, vous ne pourrez pas le faire authentifier par l’ODS (ministère de l’Ontario).
De tels ministères provinciaux existent en Alberta, en Colombie-Britannique, en Ontario, au Québec et en Saskatchewan.
Notarisation d’un document en vue de son authentification
Tous les documents peuvent être divisés en trois types : ceux qui doivent être notariés avant l’authentification, ceux qui n’ont pas besoin de l’être, et ceux qui doivent être établis avec l’aide d’un notaire — cette dernière procédure nécessitant soit une rencontre en personne avec un notaire, soit un appel vidéo, selon la province.
Voici les principaux documents divisés en ces trois types :
1) Pas besoin de notarisation : certificats délivrés par le bureau de l’état civil, par exemple, certificats de naissance, de mariage, de divorce, de décès, de changement de nom, diplômes délivrés par un établissement public, etc.
2) Nécessitent une notarisation : certificats de crémation et d’inhumation, certificats de bonne conduite, diplômes, documents bancaires et judiciaires, diplômes délivrés par un établissement privé, etc.
3) Doivent être signés devant notaire : procurations, déclarations de renonciation à une succession, demandes de versement de prestations de retraite, tout autre acte ou document notarié
Qui sont ces fonctionnaires canadiens qui signent les documents et dont les signatures et sceaux sont authentifiés?
1) Directeur de l’état civil ou directeur adjoint de l’état civil : certificats délivrés par les bureaux de l’état civil, tels que certificats de naissance, mariage, divorce, décès, changement de nom, etc.
2) Notaire public : copies certifiées conformes de tout document, tels que certificats de crémation et d’inhumation, certificats de police, diplômes, documents bancaires et judiciaires, etc.
3) Notaire public : procurations, déclarations de renonciation à une succession, déclarations de cession de prestations de retraite, tout autre acte ou document notarié
4) Juge ou greffier du tribunal : décisions judiciaires
5) Fonctionnaire du service d’immatriculation des entreprises (Registraire des entreprises au Québec) : certificats d’immatriculation d’entreprise
6) Doyens des universités et écoles publiques : diplômes
7) Avocats : tout autre document juridique
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Traduction certifiée
Pour que le consul puisse confirmer ce qu’il doit confirmer, tous les documents doivent être rédigés dans la langue officielle de son pays (l’espagnol pour Cuba) afin qu’il comprenne ce qui y est écrit. Évidemment, ces consuls comprennent déjà l’anglais, puisqu’ils connaissent bien sûr l’anglais, mais légalement, ils travaillent selon les lois de leur pays, et ces lois n’autorisent pas l’utilisation de l’anglais comme langue des documents officiels. Et formellement, les consuls, généralement parlant, ne connaissent pas toujours parfaitement l’anglais. Par conséquent, les consuls ont besoin de traductions. Pas de traductions approximatives faites avec Google, mais des traductions certifiées au Canada. Ce sont les exigences des consulats.
Pour les procurations et les déclarations, c’est une histoire un peu différente, car il existe de nombreuses façons dont ces documents peuvent être rédigés et signés.
Si un tel document notarié est rédigé et signé en espagnol au Canada, une traduction de l’espagnol vers l’anglais sera exigée par les autorités canadiennes pour l’authentification.
Si un tel document notarié est rédigé et signé en anglais au Canada, une traduction de l’anglais vers l’espagnol sera exigée par les autorités cubaines pour la légalisation.
Pour les procurations et les déclarations, c’est une histoire un peu différente, car il existe de nombreuses façons dont ces documents peuvent être rédigés et signés.
Si un tel document notarié est rédigé et signé en espagnol au Canada, une traduction de l’espagnol vers l’anglais sera exigée par les autorités canadiennes pour l’authentification.
Si un tel document notarié est rédigé et signé en anglais au Canada, une traduction de l’anglais vers l’espagnol sera exigée par les autorités cubaines pour la légalisation.
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Notarisation des traductions
Selon les exigences des consulats de Cuba au Canada, les traductions de tous les documents soumis à la légalisation doivent également être légalisées.
Pour légaliser ces traductions, elles doivent d’abord être authentifiées.
Pour les authentifier, elles doivent d’abord être notariées, car seules les signatures et sceaux d’un notaire public peuvent être authentifiés. Les traducteurs eux-mêmes ne sont pas des fonctionnaires ou des employés du gouvernement, et les signatures des traducteurs ne peuvent pas être authentifiées.
Ainsi, le traducteur doit se présenter devant un notaire public et signer un affidavit attestant l’exactitude et l’intégralité de ses traductions.
Un tel affidavit doit être bilingue en deux colonnes (anglais et espagnol pour toutes les provinces sauf le Québec, ou français et espagnol pour le Québec), car les notaires et les autorités canadiennes ne comprennent que l’anglais ou le français, tandis que le consulat de Cuba exige que tout soit en espagnol.
Pour légaliser ces traductions, elles doivent d’abord être authentifiées.
Pour les authentifier, elles doivent d’abord être notariées, car seules les signatures et sceaux d’un notaire public peuvent être authentifiés. Les traducteurs eux-mêmes ne sont pas des fonctionnaires ou des employés du gouvernement, et les signatures des traducteurs ne peuvent pas être authentifiées.
Ainsi, le traducteur doit se présenter devant un notaire public et signer un affidavit attestant l’exactitude et l’intégralité de ses traductions.
Un tel affidavit doit être bilingue en deux colonnes (anglais et espagnol pour toutes les provinces sauf le Québec, ou français et espagnol pour le Québec), car les notaires et les autorités canadiennes ne comprennent que l’anglais ou le français, tandis que le consulat de Cuba exige que tout soit en espagnol.
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Certificats d’authenticité (uniquement pour le Québec)
Si le document source a été délivré au Québec, et traduit au Québec par un traducteur agréé membre de l’OTTIAQ, ses traductions notariées doivent d’abord être soumises à la Chambre des notaires du Québec.
La Chambre délivrera un certificat d’authenticité confirmant que ce notaire existait et qu’il était actif et en règle au moment de la signature.
Pour toutes les autres provinces, cette étape ne s’applique pas.
La Chambre délivrera un certificat d’authenticité confirmant que ce notaire existait et qu’il était actif et en règle au moment de la signature.
Pour toutes les autres provinces, cette étape ne s’applique pas.
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Authentification des traductions
La traduction notariée (accompagnée du certificat de la Chambre des notaires du Québec, si le document source provient du Québec) peut ensuite être authentifiée par Affaires mondiales Canada ou par un ministère provincial.
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Légalisation
Les consulats de Cuba à Toronto et à Montréal ont des exigences spécifiques concernant le dossier de légalisation.
Vous devez fournir :
Une enveloppe de retour prépayée pour l’expédition des documents légalisés
Après la légalisation consulaire, le document est entièrement prêt à être utilisé sur le territoire du pays dans le consulat duquel il a été légalisé.
Vous devez fournir :
- Le document original, authentifié
- La traduction certifiée, notariée (et certifiée pour le Québec), et authentifiée
- Un mandat-poste bancaire
- Un mandat-poste pour les services par courrier
- Le formulaire de demande
- Une copie du passeport du demandeur
Une enveloppe de retour prépayée pour l’expédition des documents légalisés
Après la légalisation consulaire, le document est entièrement prêt à être utilisé sur le territoire du pays dans le consulat duquel il a été légalisé.
Besoin d’examiner votre situation particulière? Déposez une demande et je vous aiderai.
Combien coûte la légalisation et combien de temps cela prend-il?
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Le coût et les délais dépendent du type de documents; il est donc impossible de donner un « prix total » exact.
Pour les traductions, je facture habituellement entre 49 $ et 89 $ par page, selon la langue source.
La certification notariale de l’exactitude des traductions coûte généralement 75 $ pour chaque signature du notaire.
Pour une légalisation clé en main, qui inclut les deux étapes (authentification et légalisation), je facture habituellement 250 $ plus tous les frais connexes (frais postaux/de messagerie, frais ministériels, frais consulaires, commissions bancaires : le montant facturé me sera remboursé à l’identique).
Pour une authentification clé en main, qui inclut seulement la première étape (authentification), je facture habituellement 150 $ plus tous les frais connexes (frais postaux/de messagerie, frais ministériels : le montant facturé me sera remboursé à l’identique).
Une taxe de 13 % s’ajoute au montant final. Tous les prix sont négociables.
Pour les traductions, je facture habituellement entre 49 $ et 89 $ par page, selon la langue source.
La certification notariale de l’exactitude des traductions coûte généralement 75 $ pour chaque signature du notaire.
Pour une légalisation clé en main, qui inclut les deux étapes (authentification et légalisation), je facture habituellement 250 $ plus tous les frais connexes (frais postaux/de messagerie, frais ministériels, frais consulaires, commissions bancaires : le montant facturé me sera remboursé à l’identique).
Pour une authentification clé en main, qui inclut seulement la première étape (authentification), je facture habituellement 150 $ plus tous les frais connexes (frais postaux/de messagerie, frais ministériels : le montant facturé me sera remboursé à l’identique).
Une taxe de 13 % s’ajoute au montant final. Tous les prix sont négociables.
Exemple de procédure pour obtenir une légalisation pour Cuba avec prix et délais
Voici, à titre d’exemple, une procédure détaillée pour obtenir une légalisation clé en main pour Cuba avec un ensemble habituel de documents, ainsi que les prix et délais.
Client — un citoyen canadien né au Québec et vivant actuellement en Ontario.
Documents :
1. Certificat de naissance délivré au Québec
2. Certificat de divorce délivré au Québec
3. Déclaration solennelle de célibat délivrée en Ontario
Client — un citoyen canadien né au Québec et vivant actuellement en Ontario.
Documents :
1. Certificat de naissance délivré au Québec
2. Certificat de divorce délivré au Québec
3. Déclaration solennelle de célibat délivrée en Ontario
Je demanderai à mon notaire en Ontario de préparer une déclaration solennelle de célibat pour vous.
Après que vous aurez confirmé le projet, vous signerez cette déclaration solennelle avec mon notaire de l’Ontario lors d’un appel vidéo.
Vous enverrez la déclaration solennelle signée à mon notaire, accompagnée des originaux du certificat de naissance et du certificat de divorce, dans une seule enveloppe (je préparerai une étiquette d’expédition pour vous).
Dès réception de la déclaration solennelle, le notaire la certifiera par sa signature et son sceau.
Je récupérerai les trois documents originaux auprès du notaire.
Je préparerai une traduction certifiée de la déclaration solennelle de l’anglais vers l’espagnol et la ferai notarier par un notaire en Ontario.
Je préparerai des traductions certifiées du certificat de naissance et du certificat de divorce du français vers l’espagnol et les ferai notarier par un notaire au Québec.
J’enverrai les traductions notariées du certificat de naissance et du certificat de divorce à la Chambre des notaires du Québec, où les signatures du notaire seront certifiées.
J’enverrai ensuite les traductions certifiées avec les originaux du certificat de naissance et du certificat de divorce au ministère de la Justice du Québec pour obtenir les certificats d’authentification.
J’obtiendrai également des certificats d’authentification auprès de l’Ontario Document Services (ODS) pour la déclaration solennelle et sa traduction notariée.
Une fois que les 6 documents authentifiés (3 documents et 3 traductions) me seront retournés, je préparerai deux dossiers distincts et j’enverrai :
- Les deux documents du Québec authentifiés et leurs traductions pour légalisation au consulat de Cuba à Montréal,
- Le document de l’Ontario authentifié et sa traduction pour légalisation au consulat de Cuba à Toronto.
- Les deux documents du Québec authentifiés et leurs traductions pour légalisation au consulat de Cuba à Montréal,
- Le document de l’Ontario authentifié et sa traduction pour légalisation au consulat de Cuba à Toronto.
Une fois que tous les documents légalisés me seront retournés, je vous les renverrai ou vous pourrez récupérer le dossier complet à mon bureau.
Frais :
— Pour les services de légalisation clé en main, je facture 250 $.
— Pour les traductions, je facture 49 $–89 $ par page.
— La notarisation de la traduction coûte 75 $ par document (des rabais sont possibles selon le volume).
— Le certificat d’authenticité de la Chambre des notaires du Québec coûte 74,73 $ par certificat (40,24 $ à partir du 5e certificat dans le même dossier) pour un délai normal (20 jours ouvrables), et 201,21 $ par document pour le service urgent (3 jours ouvrables).
— Le coût d’une authentification à l’ODS pour les documents notariés est de 16 $ par document, plus des frais bancaires de 10 $.
— Le coût de la légalisation d’un document par le Consulat de Cuba est de 176 $ CAD. (N’oubliez pas que vous devez aussi faire légaliser la traduction, donc pour un document, le coût est en fait 176 $ × 2.)
— Les frais pour une demande par la poste sont de 40 $ CAD par demande.
— Le coût d’un envoi par messagerie commence à 25 $.
Une taxe de 13 % s’ajoute au montant final.
Délais :
— La traduction d’un document prend de 1 à 3 jours.
— La notarisation de la traduction prend 1 jour.
— La rédaction de la déclaration solennelle de célibat prend 1 jour.
— La signature de la déclaration solennelle de célibat prend 1 jour.
— L’obtention du certificat d’authenticité de la Chambre des notaires du Québec prend 20 jours ouvrables pour le délai normal, et 3 jours ouvrables pour le service urgent.
— L’apostille au ministère de la Justice du Québec prend 10 jours ouvrables.
— L’apostille à l’ODS est faite en 1 jour ouvrable. J’y vais chaque mercredi, et je peux y aller plus souvent si nécessaire.
— Les consulats de Cuba à Toronto ou à Montréal ne donnent pas de délai précis pour la légalisation; selon mon expérience, ils prennent généralement environ 1 semaine pour traiter le dossier.
— La livraison des documents par messagerie prend généralement de 1 à 3 jours pour chaque envoi.
— Pour les services de légalisation clé en main, je facture 250 $.
— Pour les traductions, je facture 49 $–89 $ par page.
— La notarisation de la traduction coûte 75 $ par document (des rabais sont possibles selon le volume).
— Le certificat d’authenticité de la Chambre des notaires du Québec coûte 74,73 $ par certificat (40,24 $ à partir du 5e certificat dans le même dossier) pour un délai normal (20 jours ouvrables), et 201,21 $ par document pour le service urgent (3 jours ouvrables).
— Le coût d’une authentification à l’ODS pour les documents notariés est de 16 $ par document, plus des frais bancaires de 10 $.
— Le coût de la légalisation d’un document par le Consulat de Cuba est de 176 $ CAD. (N’oubliez pas que vous devez aussi faire légaliser la traduction, donc pour un document, le coût est en fait 176 $ × 2.)
— Les frais pour une demande par la poste sont de 40 $ CAD par demande.
— Le coût d’un envoi par messagerie commence à 25 $.
Une taxe de 13 % s’ajoute au montant final.
Délais :
— La traduction d’un document prend de 1 à 3 jours.
— La notarisation de la traduction prend 1 jour.
— La rédaction de la déclaration solennelle de célibat prend 1 jour.
— La signature de la déclaration solennelle de célibat prend 1 jour.
— L’obtention du certificat d’authenticité de la Chambre des notaires du Québec prend 20 jours ouvrables pour le délai normal, et 3 jours ouvrables pour le service urgent.
— L’apostille au ministère de la Justice du Québec prend 10 jours ouvrables.
— L’apostille à l’ODS est faite en 1 jour ouvrable. J’y vais chaque mercredi, et je peux y aller plus souvent si nécessaire.
— Les consulats de Cuba à Toronto ou à Montréal ne donnent pas de délai précis pour la légalisation; selon mon expérience, ils prennent généralement environ 1 semaine pour traiter le dossier.
— La livraison des documents par messagerie prend généralement de 1 à 3 jours pour chaque envoi.
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What Does Authentication and Legalization Look Like?
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Here is an example of a birth certificate issued in Manitoba:
Director of Manitoba Vital Statistics office, Denise Koss
Pay attention to the signatory of the document:
Manitoba * Vital Statistics (in English and in French)
Pay attention to the stamp (seal):
This is a red rectangular seal that they usually put on the back of the document, because there is simply no place on the front. If there is some free space at the front, they can put at the front.
It says here:
“The Department of Foreign Affairs of Canada has authenticated (i.e. certified / confirmed) the signature that is on the attached document, which was made by
Alexandra Schmidt
(see my screenshot above, it was Alexandra Schmidt who signed the original document)
Signed on behalf of the Deputy Minister of Foreign Relations, by an employee of this department:
Elaine Shea
It says below: The Department DOES NOT validate, i.e., DOES NOT check the content of the document!
That is, the department does not check what kind of document it is, but ONLY checks whether there is such Alexandra Schmidt and whether the sample of her signature really matches this signature.
It says here:
“The Department of Foreign Affairs of Canada has authenticated (i.e. certified / confirmed) the signature that is on the attached document, which was made by
Alexandra Schmidt
(see my screenshot above, it was Alexandra Schmidt who signed the original document)
Signed on behalf of the Deputy Minister of Foreign Relations, by an employee of this department:
Elaine Shea
It says below: The Department DOES NOT validate, i.e., DOES NOT check the content of the document!
That is, the department does not check what kind of document it is, but ONLY checks whether there is such Alexandra Schmidt and whether the sample of her signature really matches this signature.
This is how the authentication made for this document in the all-Canadian Ministry of Global Affairs looks like:
Here the Ontario Minister Kenneth Woo confirms that there is such Alexandra Schmidt, and it is her signature and seal that is on the document.
Please note that the Ontario authentication is a separate piece of paper with a signature and a red official seal, which is attached to the original document with two round staples, so that it cannot be detached from the original document.
Please note that the Ontario authentication is a separate piece of paper with a signature and a red official seal, which is attached to the original document with two round staples, so that it cannot be detached from the original document.
And this is how authentication at a provincial ministry in Ontario looks like:
Here, Manitoba Minister Jamie Kereluke confirms that there is indeed such a notary, Caroline Barrett-Cramer, who works and is registered in the city of Winnipeg, Manitoba, and it is true that her signature and seal are on the original document.
Please note that the Manitoba authentication is also a separate sheet with a signature and an official “depressed” seal, which is attached to the original document with two round brackets, so that it cannot be detached from the original document.
Please note that the Manitoba authentication is also a separate sheet with a signature and an official “depressed” seal, which is attached to the original document with two round brackets, so that it cannot be detached from the original document.
And this is what authentication looks like at a provincial ministry in the province of Manitoba:
You need to understand that someone can make a fake photo in Photoshop. Print out two copies. Go to a notary, say that one copy is "my original", and the second copy is "a copy". The notary will certify the second copy as “certified true copy of the original”, i.e. a notarized copy of the original document. The notary will put his seal and signature on the second copy.
This notarized copy can then be authenticated by a Canadian or provincial authority, as ministers will ONLY verify the authenticity of the notary's signature, but NOT the content of the document.
And then only on legalization at the consulate it will be revealed that the original document was not checked by anyone and was not confirmed by anyone, and in this case, the client will get the legalization refused.
This notarized copy can then be authenticated by a Canadian or provincial authority, as ministers will ONLY verify the authenticity of the notary's signature, but NOT the content of the document.
And then only on legalization at the consulate it will be revealed that the original document was not checked by anyone and was not confirmed by anyone, and in this case, the client will get the legalization refused.
Sometimes people mistakenly authenticate NOT the original document, but a notarized copy of it.
The minister who does the authentication does not care at all, because they simply verify the signature/seal of the government officer. The civil registry officer and the notary are both government officers.
This is what authentication in Toronto of the signature and seal of the notary David James Donnelly looks like:
The minister who does the authentication does not care at all, because they simply verify the signature/seal of the government officer. The civil registry officer and the notary are both government officers.
This is what authentication in Toronto of the signature and seal of the notary David James Donnelly looks like:
This is how the document authentication done in the Toronto (Ontario) office looks like:
This is how the document authentication done in the Edmonton (Alberta) office looks like:
This is how the document authentication done in the Victoria (British Columbia) office looks like:
More questions than answers? Let's take a look at your specific situation
Legalization of a Birth Certificate
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Please note that there are three types of Canadian birth certificates:
- -1-Short form without parents' names
(a blue document of approximately half-Letter size)— this certificate is NOT suitable for any legalization, because there is no information about the parents, but is it required - -2-A short form with the names of the parents
(a blue document of about half-Letter size)— usually suitable for legalization - -3-Long form
(a legal white document in a long Legal paper size, approximately like 1.5 Letter sheets in height)— usually suitable for legalization
Such a document will NOT be accepted at the consulate, as there are no names and last names of the parents
Birth Certificate
Birth Certificate with Parental Information
Please note: there are last names and first names of parents. Such a document is usually suitable at the consulate
Certified Copy of the Birth Registration ("Long Form")
Please note: there are last names and first names of parents. Such a document is usually suitable at the consulate
Short forms of certificates (two blue in the picture) are printed on paper with lamination, i.e. the paper itself is special so that the document does not lose its qualities when getting wet; this material is similar to the Canadian money.
The provincial authentication authorities cannot authenticate such documents because during authentication, they make two holes and fasten the original document and a separate authentication paper with two metal “rings” (see the photos below). Because of this special paper material, the rings will not hold both papers together, and when this document reaches the consulate, it will loosen up and the consulate will not accept such disconnected documents.
The provincial authentication authorities cannot authenticate such documents because during authentication, they make two holes and fasten the original document and a separate authentication paper with two metal “rings” (see the photos below). Because of this special paper material, the rings will not hold both papers together, and when this document reaches the consulate, it will loosen up and the consulate will not accept such disconnected documents.
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I guarantee that all my work will be completed accurately and to the fullest extent possible, based solely on the official information available from government institutions and official websites. However, I do not and cannot guarantee the actions, timelines, or performance of third-party entities such as government offices (including those processing apostilles, authentication, and legalization, such as Global Affairs, Ontario Document Services, etc.), Canada Post, courier services, Chambre des notaires du Québec (CNQ), Barreau du Québec, embassies and consulates, notaries, and lawyers. I cannot be held responsible for delays, errors, or failures on their part.
The information and services described on this page do not constitute legal advice, legal services, or legal representation as defined under the Law Society Act of Ontario. I am not a licensed lawyer, paralegal, or notary, do not represent myself as such, and am not licensed by the Law Society of Ontario.
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