Legalización de Documentos para Cuba “llave en mano”
Para documentos personales y empresariales: para matrimonio en Cuba, para poderes notariales para Cuba, para asuntos comerciales, apertura de sucursales, exportación a Cuba y otros fines legales.
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- Declaraciones Juradas de Soltería
- Traducciones Certificadas
- Traducciones Notariadas
- Traducciones Apostilladas
- Autenticación
- Legalización
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Legalización de Documentos para Cuba en Canadá: Qué es y Cuándo Necesita Hacerla
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Para que un documento emitido en Canadá pueda ser utilizado en Cuba, debe pasar por un proceso llamado legalización. Existen dos tipos de legalización: la legalización completa (un procedimiento de dos pasos) y la legalización simplificada (un proceso de un solo paso, a menudo denominado apostilla). Cuba no es signataria de la Convención de La Haya sobre Apostillas, por lo que usted deberá realizar el proceso de legalización completa.
Los documentos preparados por o con la participación de autoridades canadienses y destinados a ser utilizados en Cuba requieren el procedimiento de dos pasos. Estos pasos son:
1) Autenticación
2) Legalización
A veces, ambos pasos se denominan colectivamente “legalización”, aunque esto es técnicamente incorrecto. Si encuentra el término “legalización en el Ministerio de Relaciones Exteriores”, se refiere específicamente a la autenticación. Es importante no confundir estos términos.
Algunos consulados de otros países llaman al último paso del proceso, que se realiza en el consulado, “autenticación”, lo cual, nuevamente, es técnicamente incorrecto. Este último paso se llama legalización.
La autenticación la realiza el Ministerio de Relaciones Exteriores de Canadá o una autoridad provincial o territorial (más información a continuación).
La legalización la realiza el Consulado de Cuba.
Aunque son dos procesos separados, ambos son partes necesarias del procedimiento general de legalización.
📌 ¡Vamos a dejarlo claro!
Usted tiene un certificado de nacimiento canadiense y necesita utilizarlo en Cuba.
Dado que Cuba no es miembro de la Convención de la Apostilla, usted necesitará:
1️⃣ Autenticación por Global Affairs Canada (o una autoridad provincial)
2️⃣ Legalización por el Consulado de Cuba en Toronto o el Consulado de Cuba en Montreal
Eso es la legalización completa ✅
2) Legalización
A veces, ambos pasos se denominan colectivamente “legalización”, aunque esto es técnicamente incorrecto. Si encuentra el término “legalización en el Ministerio de Relaciones Exteriores”, se refiere específicamente a la autenticación. Es importante no confundir estos términos.
Algunos consulados de otros países llaman al último paso del proceso, que se realiza en el consulado, “autenticación”, lo cual, nuevamente, es técnicamente incorrecto. Este último paso se llama legalización.
La autenticación la realiza el Ministerio de Relaciones Exteriores de Canadá o una autoridad provincial o territorial (más información a continuación).
La legalización la realiza el Consulado de Cuba.
Aunque son dos procesos separados, ambos son partes necesarias del procedimiento general de legalización.
📌 ¡Vamos a dejarlo claro!
Usted tiene un certificado de nacimiento canadiense y necesita utilizarlo en Cuba.
Dado que Cuba no es miembro de la Convención de la Apostilla, usted necesitará:
1️⃣ Autenticación por Global Affairs Canada (o una autoridad provincial)
2️⃣ Legalización por el Consulado de Cuba en Toronto o el Consulado de Cuba en Montreal
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Documentos más comunes que deben ser legalizados para matrimonio en Cuba
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Los documentos más comunes que necesitan ser legalizados para matrimonio en Cuba son:
1. Certificado de nacimiento emitido en Canadá.
2. Declaración jurada de estado civil de soltero/a, firmada ante un notario canadiense (La Declaración Jurada de Estado Civil de Soltero/a es válida por 6 meses desde la fecha de emisión).
3. Si usted está divorciado/a, un certificado de divorcio emitido por un tribunal y la Declaración Jurada de Estado Civil de Soltero/a.
4. Si usted es viudo/a, su certificado de matrimonio y el certificado de defunción de su cónyuge anterior.
5. Una declaración jurada de identidad, en caso de que su nombre completo no sea idéntico en todos los documentos. Esta declaración jurada es válida por 6 meses. La Declaración Jurada de Estado Civil de Soltero/a y la Declaración Jurada de Identidad pueden hacerse en el mismo documento.
1. Certificado de nacimiento emitido en Canadá.
2. Declaración jurada de estado civil de soltero/a, firmada ante un notario canadiense (La Declaración Jurada de Estado Civil de Soltero/a es válida por 6 meses desde la fecha de emisión).
3. Si usted está divorciado/a, un certificado de divorcio emitido por un tribunal y la Declaración Jurada de Estado Civil de Soltero/a.
4. Si usted es viudo/a, su certificado de matrimonio y el certificado de defunción de su cónyuge anterior.
5. Una declaración jurada de identidad, en caso de que su nombre completo no sea idéntico en todos los documentos. Esta declaración jurada es válida por 6 meses. La Declaración Jurada de Estado Civil de Soltero/a y la Declaración Jurada de Identidad pueden hacerse en el mismo documento.
¿Qué documentos pueden ser legalizados?
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Todos los documentos emitidos por una autoridad canadiense o por una autoridad provincial o territorial, o realizados por un notario canadiense, que usted necesite utilizar en Cuba.
1) Certificados emitidos por oficinas del registro civil, por ejemplo: certificados de nacimiento, defunción, matrimonio, cambio de nombre, apellido, etc.
2) Poderes notariales y declaraciones notariales, incluyendo declaraciones de estar vivo, renuncia de herencia, ausencia de matrimonios pasados y presentes (certificados de soltería, declaraciones de estado civil de soltero/a), realizados o firmados ante un notario.
3) Diplomas, suplementos de diplomas, certificados y otros documentos relacionados con educación.
4) Estados de cuenta bancarios, documentos judiciales, decretos de divorcio.
5) Certificados de cremación o entierro.
6) Certificados de registro de empresas, estados de cuenta bancarios, cartas de garantía de los directores de la empresa, extractos de registros de corporaciones, certificados para productos destinados a la exportación de Canadá a Cuba.
2) Poderes notariales y declaraciones notariales, incluyendo declaraciones de estar vivo, renuncia de herencia, ausencia de matrimonios pasados y presentes (certificados de soltería, declaraciones de estado civil de soltero/a), realizados o firmados ante un notario.
3) Diplomas, suplementos de diplomas, certificados y otros documentos relacionados con educación.
4) Estados de cuenta bancarios, documentos judiciales, decretos de divorcio.
5) Certificados de cremación o entierro.
6) Certificados de registro de empresas, estados de cuenta bancarios, cartas de garantía de los directores de la empresa, extractos de registros de corporaciones, certificados para productos destinados a la exportación de Canadá a Cuba.
Todos estos tipos de documentos pasan por diferentes procedimientos de autenticación.
El procedimiento de legalización también incluye todos los casos en que un niño nacido en Canadá necesite obtener la ciudadanía cubana, porque para obtenerla deberá presentar un certificado de nacimiento canadiense, el cual, a su vez, deberá ser legalizado.
El procedimiento de legalización también incluye todos los casos en que un niño nacido en Canadá necesite obtener la ciudadanía cubana, porque para obtenerla deberá presentar un certificado de nacimiento canadiense, el cual, a su vez, deberá ser legalizado.
Los documentos más comunes sujetos a este procedimiento son:
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Cómo realizar la legalización
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En pocas palabras, el procedimiento es el siguiente:
1. Obtener una traducción certificada del documento al español para su uso en Cuba.
2. Hacer que el documento original y su traducción notariada sean autenticados por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Canadá o por una autoridad provincial canadiense (¿Cuál exactamente? Hay matices; lea más abajo).
3. Presentar el paquete de documentos para legalización en el Consulado de Cuba en Canadá.
⚠️ ¡IMPORTANTE! Los consulados de Cuba requieren la legalización tanto del documento original como de su traducción notariada.
Ahora, en más detalle
¿Por qué se considera la legalización un procedimiento de DOS pasos?
Para certificar la autenticidad de un documento canadiense:
1) Primero, necesita certificar la firma y el sello de la autoridad canadiense oficial que firmó el documento. Esta certificación la realiza el ministro canadiense, quien coloca su sello y firma en el documento. Esto es la autenticación.
2) Segundo, el consulado cubano debe certificar la firma y el sello de ese ministro canadiense que autenticó el documento. Esto es la legalización final.
En otras palabras, el ministro canadiense verifica y confirma la firma y el sello de la autoridad canadiense oficial que firmó y emitió el documento, confirmando que dicho empleado existía, que actuaba en el momento de firmar el documento y que la firma y el sello en el documento son realmente suyos. Y el cónsul en el consulado realiza la “legalización consular” de la firma y el sello de este ministro canadiense, confirmando que tal ministro realmente existe, que esta es su verdadera firma y sello, y que actuaba en el momento de firmar el documento.
Vamos a diluir este procedimiento de DOS pasos con traducciones certificadas para que los funcionarios estatales, ministros y cónsules de diferentes países puedan leer y comprender estos documentos, y obtengamos las mismas cuatro etapas: traducción, notarización de la traducción, autenticación y legalización. A continuación, se detallan las cuatro etapas.
1. Obtener una traducción certificada del documento al español para su uso en Cuba.
2. Hacer que el documento original y su traducción notariada sean autenticados por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Canadá o por una autoridad provincial canadiense (¿Cuál exactamente? Hay matices; lea más abajo).
3. Presentar el paquete de documentos para legalización en el Consulado de Cuba en Canadá.
⚠️ ¡IMPORTANTE! Los consulados de Cuba requieren la legalización tanto del documento original como de su traducción notariada.
Ahora, en más detalle
¿Por qué se considera la legalización un procedimiento de DOS pasos?
Para certificar la autenticidad de un documento canadiense:
1) Primero, necesita certificar la firma y el sello de la autoridad canadiense oficial que firmó el documento. Esta certificación la realiza el ministro canadiense, quien coloca su sello y firma en el documento. Esto es la autenticación.
2) Segundo, el consulado cubano debe certificar la firma y el sello de ese ministro canadiense que autenticó el documento. Esto es la legalización final.
En otras palabras, el ministro canadiense verifica y confirma la firma y el sello de la autoridad canadiense oficial que firmó y emitió el documento, confirmando que dicho empleado existía, que actuaba en el momento de firmar el documento y que la firma y el sello en el documento son realmente suyos. Y el cónsul en el consulado realiza la “legalización consular” de la firma y el sello de este ministro canadiense, confirmando que tal ministro realmente existe, que esta es su verdadera firma y sello, y que actuaba en el momento de firmar el documento.
Vamos a diluir este procedimiento de DOS pasos con traducciones certificadas para que los funcionarios estatales, ministros y cónsules de diferentes países puedan leer y comprender estos documentos, y obtengamos las mismas cuatro etapas: traducción, notarización de la traducción, autenticación y legalización. A continuación, se detallan las cuatro etapas.
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La autenticación
Un documento puede ser autenticado en su forma original, en cuyo caso el certificado de autenticación se adjuntará al original. También es posible autenticar una copia notarial del documento (Copia Fiel), en cuyo caso el certificado de autenticación se adjuntará a la copia notarial. De acuerdo con los requisitos del Ministerio de Asuntos Exteriores, ciertos tipos de documentos solo pueden autenticarse como Copia Fiel, mientras que otros pueden autenticarse ya sea en su forma original o como copia.
Usted puede autenticar un documento:
1) En la Oficina de Asuntos Exteriores de Canadá (Global Affairs), ubicada en Ottawa. Global Affairs de Canadá autentica documentos emitidos por el Gobierno de Canadá, o emitidos o notarizados en Manitoba, New Brunswick, Newfoundland y Labrador, Northwest Territories, Nova Scotia, Nunavut, Prince Edward Island y Yukon.
2) En ministerios provinciales o territoriales. Existen ministerios provinciales en Alberta, Columbia Británica, Ontario, Quebec y Saskatchewan. Por ejemplo, en Ontario, dicho ministerio se llama ODS (Ontario Document Services) y se encuentra en Toronto y en algunas otras ciudades de Ontario. Un ministerio provincial solo puede autenticar documentos emitidos en esa provincia y no en otra. Es decir, si su documento fue emitido en Quebec, no podrá autenticar su original en el ODS (Ministerio de Ontario). Pero sí puede autenticar su Copia Fiel en el ODS.
Usted puede autenticar un documento:
1) En la Oficina de Asuntos Exteriores de Canadá (Global Affairs), ubicada en Ottawa. Global Affairs de Canadá autentica documentos emitidos por el Gobierno de Canadá, o emitidos o notarizados en Manitoba, New Brunswick, Newfoundland y Labrador, Northwest Territories, Nova Scotia, Nunavut, Prince Edward Island y Yukon.
2) En ministerios provinciales o territoriales. Existen ministerios provinciales en Alberta, Columbia Británica, Ontario, Quebec y Saskatchewan. Por ejemplo, en Ontario, dicho ministerio se llama ODS (Ontario Document Services) y se encuentra en Toronto y en algunas otras ciudades de Ontario. Un ministerio provincial solo puede autenticar documentos emitidos en esa provincia y no en otra. Es decir, si su documento fue emitido en Quebec, no podrá autenticar su original en el ODS (Ministerio de Ontario). Pero sí puede autenticar su Copia Fiel en el ODS.
Notarización de un documento para autenticación
Todos los documentos pueden dividirse en tres tipos: aquellos que necesitan ser notarizados antes de la autenticación, aquellos que no, y aquellos que se preparan con la ayuda de un notario, lo cual es un procedimiento diferente que requiere una visita presencial al notario o una videollamada, dependiendo de la provincia.
Los principales documentos divididos en estos tres tipos son:
1) No necesitan ser notarizados: certificados emitidos por el registro civil, por ejemplo, certificados de nacimiento, matrimonio, divorcio, defunción, cambio de nombre, diplomas emitidos por una institución pública, etc. La única excepción son los documentos emitidos en provincias distintas a Ontario que se presenten para autenticación a través del ODS; en tal caso se requieren Copias Fieles.
2) Deben ser notarizados: certificados de cremación y sepelio, certificados de buena conducta, diplomas, documentos bancarios y judiciales, diplomas emitidos por una institución privada, etc. Dichos documentos son notarizados por un notario en Ontario para poder ser legalizados en esta provincia.
3) Necesitan ser firmados ante notario: poderes, declaraciones de soltería, renuncias de herencia, solicitudes de pago de pensiones, y cualquier otro documento o declaración notarial. Los documentos notariales deben ser firmados con mi notario en Ontario por videollamada o en persona, lo que los hace pasar por el proceso de legalización en la provincia de Ontario.
¿Quiénes son los empleados estatales canadienses que firman estos documentos y cuyas firmas y sellos se autentican realmente?
1) Registrador General o Sub-registrador General: certificados emitidos por las oficinas del registro civil, como nacimiento, matrimonio, divorcio, defunción, cambio de nombre, etc.
2) Notario Público: copias verdaderas de cualquier documento, como certificados de cremación y entierro, certificados de antecedentes policiales, diplomas, documentos bancarios y judiciales, etc.
3) Notario Público: poderes notariales, declaraciones de renuncia a herencias, declaraciones de asignación de pagos de pensión, cualquier otro documento y declaración notarial.
4) Juez o Secretario del Tribunal: decisiones judiciales.
5) Funcionario del Departamento de Registro de Corporaciones (Registraire des entreprises en Quebec): certificados de registro de corporaciones.
6) Decanos de universidades y escuelas públicas: diplomas.
7) Abogados: cualquier otro documento legal.
Todos los documentos pueden dividirse en tres tipos: aquellos que necesitan ser notarizados antes de la autenticación, aquellos que no, y aquellos que se preparan con la ayuda de un notario, lo cual es un procedimiento diferente que requiere una visita presencial al notario o una videollamada, dependiendo de la provincia.
Los principales documentos divididos en estos tres tipos son:
1) No necesitan ser notarizados: certificados emitidos por el registro civil, por ejemplo, certificados de nacimiento, matrimonio, divorcio, defunción, cambio de nombre, diplomas emitidos por una institución pública, etc. La única excepción son los documentos emitidos en provincias distintas a Ontario que se presenten para autenticación a través del ODS; en tal caso se requieren Copias Fieles.
2) Deben ser notarizados: certificados de cremación y sepelio, certificados de buena conducta, diplomas, documentos bancarios y judiciales, diplomas emitidos por una institución privada, etc. Dichos documentos son notarizados por un notario en Ontario para poder ser legalizados en esta provincia.
3) Necesitan ser firmados ante notario: poderes, declaraciones de soltería, renuncias de herencia, solicitudes de pago de pensiones, y cualquier otro documento o declaración notarial. Los documentos notariales deben ser firmados con mi notario en Ontario por videollamada o en persona, lo que los hace pasar por el proceso de legalización en la provincia de Ontario.
¿Quiénes son los empleados estatales canadienses que firman estos documentos y cuyas firmas y sellos se autentican realmente?
1) Registrador General o Sub-registrador General: certificados emitidos por las oficinas del registro civil, como nacimiento, matrimonio, divorcio, defunción, cambio de nombre, etc.
2) Notario Público: copias verdaderas de cualquier documento, como certificados de cremación y entierro, certificados de antecedentes policiales, diplomas, documentos bancarios y judiciales, etc.
3) Notario Público: poderes notariales, declaraciones de renuncia a herencias, declaraciones de asignación de pagos de pensión, cualquier otro documento y declaración notarial.
4) Juez o Secretario del Tribunal: decisiones judiciales.
5) Funcionario del Departamento de Registro de Corporaciones (Registraire des entreprises en Quebec): certificados de registro de corporaciones.
6) Decanos de universidades y escuelas públicas: diplomas.
7) Abogados: cualquier otro documento legal.
¡NOTA IMPORTANTE! Solo el ODS acepta documentos para autenticación en persona y emite el certificado de autenticación el mismo día. Todos los demás ministerios, incluido Asuntos Globales, aceptan documentos únicamente por correo, y los plazos de tramitación varían de 5 a 20 días hábiles, más el tiempo y costos adicionales de envío. Por lo tanto, es más rápido y económico autenticar documentos a través del ODS. Afortunadamente, el Consulado de Cuba permite la legalización no del documento original, sino de su copia notarial (Copia Fiel). Así, la forma más sencilla es hacer copias notariales de los documentos en Ontario, autenticarlas en el ODS y luego legalizarlas en el Consulado de Cuba en Toronto.
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Traducción certificada
Para que el cónsul confirme lo que necesita confirmar, requiere todos los documentos en el idioma oficial de su país (español para Cuba) para entender su contenido.
Obviamente, estos cónsules ya entienden inglés, pero por ley, trabajan según las leyes de su país, las cuales no permiten el uso del inglés como idioma oficial de los documentos, y formalmente, algunos cónsules no dominan completamente el inglés. Por ello, requieren traducciones. No traducciones aleatorias de Google, sino traducciones certificadas en Canadá, que cumplen con los requisitos de los consulados.
Para poderes notariales y declaraciones, el procedimiento es ligeramente distinto, porque existen muchas formas de redactar y firmar dichos documentos.
Si un documento notarial se redacta y firma en español en Canadá, se requerirá una traducción español-inglés para las autoridades canadienses durante la autenticación.
Si un documento notarial se redacta y firma en inglés en Canadá, se requerirá una traducción inglés-español para las autoridades cubanas durante la legalización.
Obviamente, estos cónsules ya entienden inglés, pero por ley, trabajan según las leyes de su país, las cuales no permiten el uso del inglés como idioma oficial de los documentos, y formalmente, algunos cónsules no dominan completamente el inglés. Por ello, requieren traducciones. No traducciones aleatorias de Google, sino traducciones certificadas en Canadá, que cumplen con los requisitos de los consulados.
Para poderes notariales y declaraciones, el procedimiento es ligeramente distinto, porque existen muchas formas de redactar y firmar dichos documentos.
Si un documento notarial se redacta y firma en español en Canadá, se requerirá una traducción español-inglés para las autoridades canadienses durante la autenticación.
Si un documento notarial se redacta y firma en inglés en Canadá, se requerirá una traducción inglés-español para las autoridades cubanas durante la legalización.
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Notarización de traducciones
Según los requisitos de los consulados de Cuba en Canadá, las traducciones de todos los documentos presentados para legalización también deben legalizarse.
Para legalizar estas traducciones, primero deben ser autenticadas.
Para autenticarlas, primero deben ser notarizadas, porque solo las firmas y sellos de un notario público pueden ser autenticadas. Los traductores no son empleados públicos, y sus firmas no pueden ser autenticadas.
Por ello, el traductor debe acudir a un notario público y firmar una declaración jurada que certifique la exactitud y completitud de su traducción.
Dicha declaración jurada deberá ser bilingüe en dos columnas (inglés y español para todas las provincias excepto Quebec, o francés y español para Quebec), porque los notarios y autoridades canadienses solo entienden inglés o francés, mientras que el Consulado de Cuba requiere todo en español.
Para legalizar estas traducciones, primero deben ser autenticadas.
Para autenticarlas, primero deben ser notarizadas, porque solo las firmas y sellos de un notario público pueden ser autenticadas. Los traductores no son empleados públicos, y sus firmas no pueden ser autenticadas.
Por ello, el traductor debe acudir a un notario público y firmar una declaración jurada que certifique la exactitud y completitud de su traducción.
Dicha declaración jurada deberá ser bilingüe en dos columnas (inglés y español para todas las provincias excepto Quebec, o francés y español para Quebec), porque los notarios y autoridades canadienses solo entienden inglés o francés, mientras que el Consulado de Cuba requiere todo en español.
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Certificados de Autenticidad (Solo para Quebec)
Si el documento original fue emitido en Quebec y traducido en Quebec por un traductor certificado que sea miembro de OTTIAQ, sus traducciones notarizadas deberán presentarse primero ante la Cámara de Notarios (Chambre des notaires) de Quebec.
La Cámara emitirá un certificado de autenticidad que confirma que dicho notario existía, estaba activo y en buena reputación en el momento de la firma. Usted puede solicitar la autenticación en el Ministerio de Quebec solo después de obtener este certificado de autenticidad. El mismo proceso se aplica a todos los documentos notariales emitidos en Quebec.
Para todas las demás provincias, este paso no aplica.
La Cámara emitirá un certificado de autenticidad que confirma que dicho notario existía, estaba activo y en buena reputación en el momento de la firma. Usted puede solicitar la autenticación en el Ministerio de Quebec solo después de obtener este certificado de autenticidad. El mismo proceso se aplica a todos los documentos notariales emitidos en Quebec.
Para todas las demás provincias, este paso no aplica.
Debido a la complejidad de tramitar documentos a través de Quebec, ofrezco a mis clientes el procedimiento por Ontario, lo cual ahorra tiempo y dinero. NO será necesario que viaje a Ontario: yo me encargo de todo el proceso con los documentos desde aquí.
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Autenticación de Traducciones
Ahora, la traducción notarizada (con el certificado de la Chambre des notaires de Quebec, si el documento original es de Quebec) puede ser autenticada por Global Affairs Canada o un ministerio provincial.
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Legalización
Existen tres representaciones de Cuba en Canadá:
– Consulado General de Cuba en Toronto
– Consulado General de Cuba en Montreal
– Oficina Consular en Ottawa
Normalmente, los documentos para legalización se presentan en Toronto o Montreal.
Si los documentos fueron autenticados en Quebec, solo se pueden presentar en Montreal. Si los documentos fueron autenticados en Ontario, solo pueden ser legalizados en el Consulado de Toronto. Si los documentos fueron autenticados en otra provincia, se pueden presentar en Toronto o en Montreal.
Los consulados de Cuba en Toronto y Montreal tienen requisitos específicos para el paquete de documentos para la legalización.
Usted deberá presentar:
Sobre prepagado para el envío de regreso de los documentos legalizados
Después de la legalización consular, el documento estará completamente listo para su uso en el territorio del país cuyo consulado realizó la legalización.
– Consulado General de Cuba en Toronto
– Consulado General de Cuba en Montreal
– Oficina Consular en Ottawa
Normalmente, los documentos para legalización se presentan en Toronto o Montreal.
Si los documentos fueron autenticados en Quebec, solo se pueden presentar en Montreal. Si los documentos fueron autenticados en Ontario, solo pueden ser legalizados en el Consulado de Toronto. Si los documentos fueron autenticados en otra provincia, se pueden presentar en Toronto o en Montreal.
Los consulados de Cuba en Toronto y Montreal tienen requisitos específicos para el paquete de documentos para la legalización.
Usted deberá presentar:
- El documento original, autenticado
- Traducción certificada, notariada, (con certificación adicional para Quebec) y autenticada
- Giro bancario
- Giro para servicios de solicitud por correo
- Formulario de solicitud
- Copia del pasaporte del solicitante
Sobre prepagado para el envío de regreso de los documentos legalizados
Después de la legalización consular, el documento estará completamente listo para su uso en el territorio del país cuyo consulado realizó la legalización.
¿Necesita revisar su situación particular? Deje una solicitud y yo le ayudaré.
¿Cuánto cuesta la legalización y cuánto tiempo toma?
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El costo y los plazos dependen del tipo de documentos, por lo que es imposible dar un “precio total” exacto.
Para traducciones, normalmente cobro entre $49 y $89 por página, dependiendo del idioma de origen.
La certificación notarial de la exactitud de las traducciones normalmente cuesta $75 por cada firma del notario.
Para la legalización “llave en mano”, que incluye ambos pasos: autenticación y legalización, normalmente cobro $250 más todos los costos relacionados (envío/courier, tarifas de ministerio, tarifas consulares, comisiones bancarias: tanto como me cobren, usted deberá reembolsarme lo mismo).
Para la legalización “llave en mano”, que incluye ambos pasos: autenticación y legalización, usualmente cobramos $150 más todos los costos relacionados (envío/courier, tarifas de ministerio, tarifas consulares, comisiones bancarias: tanto como nos cobren, usted deberá reembolsarnos lo mismo).
Se añade un 13% de impuestos sobre el total. Todos los precios son negociables.
Para traducciones, normalmente cobro entre $49 y $89 por página, dependiendo del idioma de origen.
La certificación notarial de la exactitud de las traducciones normalmente cuesta $75 por cada firma del notario.
Para la legalización “llave en mano”, que incluye ambos pasos: autenticación y legalización, normalmente cobro $250 más todos los costos relacionados (envío/courier, tarifas de ministerio, tarifas consulares, comisiones bancarias: tanto como me cobren, usted deberá reembolsarme lo mismo).
Para la legalización “llave en mano”, que incluye ambos pasos: autenticación y legalización, usualmente cobramos $150 más todos los costos relacionados (envío/courier, tarifas de ministerio, tarifas consulares, comisiones bancarias: tanto como nos cobren, usted deberá reembolsarnos lo mismo).
Se añade un 13% de impuestos sobre el total. Todos los precios son negociables.
Procedimiento de ejemplo para obtener una legalización para Cuba con precios y plazos
A continuación se muestra un ejemplo de un procedimiento detallado para obtener la legalización llave en mano con un conjunto estándar de documentos requeridos para matrimonio en Cuba, incluyendo precios y plazos.
Documentos:
1. Certificado de nacimiento emitido en Quebec
2. Certificado de divorcio emitido en Quebec
3. Declaración jurada de soltería emitida en Ontario
La legalización se llevará a cabo a través del Consulado de Cuba en Toronto.
Así es como funciona el proceso de legalización, teniendo en cuenta todos los requisitos del Consulado de Cuba.
Le enviaré un formulario de solicitud en formato PDF para el consulado.
Necesita imprimir dos copias de este formulario y firmarlas; yo las completaré más tarde.
También necesita enviarme por correo electrónico copias escaneadas de alta calidad de los documentos que deben ser legalizados, así como un escaneo de su pasaporte canadiense.
Prepararé el texto de la Declaración Jurada de Soltería para su revisión.
Deberá imprimir este borrador de la Declaración Jurada y firmarlo con mi notario durante una videollamada.
Programaré su cita en línea con el notario en un horario que le sea conveniente. Deberá mostrar una identificación válida frente a la cámara, luego firmar el documento y, durante la videollamada, enviar al notario una foto del documento firmado.
A continuación, debe enviar el documento original firmado junto con los originales de sus certificados de nacimiento y divorcio al notario utilizando la etiqueta de envío impresa que le proporciono. También incluya dos copias del formulario del consulado firmado en el sobre.
Una vez que el notario reciba el documento, lo certificará con su firma y sello.
Recogeré los documentos firmados y, al mismo tiempo, obtendré copias certificadas conformes de sus otros dos documentos.
Llevaré los tres documentos a los Servicios de Documentos Oficiales (ODS) en Toronto para obtener los Certificados de Autenticación.
Prepararé las traducciones de los tres documentos autenticados al español y haré certificar ante notario estas traducciones.
Llevaré las traducciones notarizadas a los ODS para obtener los Certificados de Autenticación.
Prepararé y enviaré el paquete completo de documentos al Consulado Cubano en Toronto para su legalización en su nombre.
Una vez que los documentos estén listos y me sean devueltos, se los enviaré por correo.
Honorarios y plazos:
– Mi tarifa por el servicio completo de legalización es de $250, independientemente del número de documentos.
– La redacción de la Declaración Jurada de Soltería cuesta $100. El plazo es de 1 día.
– La notarización (en línea o presencial) con mi notario cuesta $75 por documento. Usted tiene 1 documento, y tarda 1 día.
– Por traducciones del inglés o francés al español, cobro $49* por página. Usted tendrá 4 páginas (tres documentos de una página y tres certificados de autenticación idénticos, que cuento como una sola página). El plazo suele ser de 1 a 3 días.
– La notarización de las traducciones cuesta $75** por documento. Usted tendrá 3 traducciones, y su notarización tarda 1 día.
– Cada Certificado de Autenticación para documentos notariales en el ODS cuesta $16, más $10 de comisión bancaria. Necesitará 6 certificados de autenticación (3 documentos y 3 traducciones). El tiempo de tramitación es de 1 día hábil.
– El costo de la legalización por el Consulado de Cuba es de $176 por documento, más $40 por la solicitud por correo. Usted tendrá 6 documentos, incluyendo 3 traducciones. El proceso de legalización en el Consulado en Toronto suele tardar una semana, incluyendo la entrega.
– El costo de un envío por mensajería empieza en $25. Usted necesitará 4 envíos (de usted al notario, de mí al Consulado y de regreso, y de mí a usted). Cada tramo suele tardar de 1 a 3 días.
A la cantidad final se le añade un impuesto del 13%.
*La tarifa de traducción indicada corresponde a la provincia de Ontario. Las traducciones al español preparadas para la provincia de Quebec tendrán tarifas diferentes, ya que Quebec exige un tipo distinto de certificación de traducciones.
**Se pueden ofrecer descuentos según el volumen.
– Mi tarifa por el servicio completo de legalización es de $250, independientemente del número de documentos.
– La redacción de la Declaración Jurada de Soltería cuesta $100. El plazo es de 1 día.
– La notarización (en línea o presencial) con mi notario cuesta $75 por documento. Usted tiene 1 documento, y tarda 1 día.
– Por traducciones del inglés o francés al español, cobro $49* por página. Usted tendrá 4 páginas (tres documentos de una página y tres certificados de autenticación idénticos, que cuento como una sola página). El plazo suele ser de 1 a 3 días.
– La notarización de las traducciones cuesta $75** por documento. Usted tendrá 3 traducciones, y su notarización tarda 1 día.
– Cada Certificado de Autenticación para documentos notariales en el ODS cuesta $16, más $10 de comisión bancaria. Necesitará 6 certificados de autenticación (3 documentos y 3 traducciones). El tiempo de tramitación es de 1 día hábil.
– El costo de la legalización por el Consulado de Cuba es de $176 por documento, más $40 por la solicitud por correo. Usted tendrá 6 documentos, incluyendo 3 traducciones. El proceso de legalización en el Consulado en Toronto suele tardar una semana, incluyendo la entrega.
– El costo de un envío por mensajería empieza en $25. Usted necesitará 4 envíos (de usted al notario, de mí al Consulado y de regreso, y de mí a usted). Cada tramo suele tardar de 1 a 3 días.
A la cantidad final se le añade un impuesto del 13%.
*La tarifa de traducción indicada corresponde a la provincia de Ontario. Las traducciones al español preparadas para la provincia de Quebec tendrán tarifas diferentes, ya que Quebec exige un tipo distinto de certificación de traducciones.
**Se pueden ofrecer descuentos según el volumen.
¿Qué cambiaría si legalizara los mismos documentos a través del Consulado de Cuba en Montreal en lugar de Toronto?
- La Declaración Jurada de Soltería tendría que ser firmada con un notario de Quebec. Esto significa que usted tendría que encontrar por su cuenta un notario en Quebec, que no solo esté registrado en la Chambre des notaires du Québec, sino que también esté familiarizado con todos los requisitos de la Chambre para evitar el rechazo de documentos.
- Los originales de los certificados de nacimiento y divorcio, en lugar de sus copias notariales, serían legalizados. Esto significa que, si necesita legalizar estos documentos para otro país en el futuro, tendría que obtener nuevos originales, ya que estos quedarán encuadernados con los certificados de autenticación y legalizados únicamente para Cuba.
- Las traducciones al español preparadas para legalización a través de Quebec son más costosas, ya que la Chambre des notaires tiene requisitos de certificación más estrictos para las traducciones.
- El proceso de legalización incluiría un paso adicional de obtención de un Certificado de Autenticidad de la Chambre des notaires du Québec para las tres traducciones notariadas y la Declaración Jurada de Soltería. Este certificado cuesta $74.73 por documento ($40.24 para el quinto documento dentro del mismo expediente) en el trámite estándar (20 días hábiles), y $201.21 por documento para el servicio urgente (3 días hábiles).
- Debido al paso adicional a través de la Chambre des notaires, se requerirían dos envíos adicionales a $25 cada uno.
En resumen, legalizar a través de Quebec implicaría costos adicionales por traducciones y envíos, siendo el gasto más alto el de los servicios de la Chambre des notaires (4 × $74.73 or 4 × $201.21), además de 20 días hábiles adicionales en el trámite estándar o 3 días hábiles en el servicio urgente. También se requeriría tiempo extra para los dos envíos adicionales.
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¿Cómo se ven la Autenticación y la Legalización?
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A continuación, un ejemplo de un certificado de nacimiento emitido en Quebec:
Preste atención a la firmante del documento: la Sra. Hermel Grandmaison, Directora del Registro Civil. La firma de esta autoridad sería autenticada si el trámite se realiza a través de la provincia de Quebec:
Ahora, aquí tiene el aspecto de una Copia Fiel notariada de un certificado de nacimiento emitido por un notario en Ontario:
Preste atención a la firmante del documento. Se trata de un documento notarial firmado y sellado por un notario público en Ontario, debidamente registrado en el Law Society of Ontario:
Se trata de una página independiente, encuadernada junto con el documento autenticado mediante dos sujetadores metálicos de anillo, de modo que no puede ser separada del documento original.
El certificado de autenticación establece que el documento autenticado ha sido firmado por el Notario Público y que su firma ha sido certificada (autenticada) en Toronto el 9 de julio de 2025, por el Director del Official Documents Services (ODS), Kenneth Woo.
Más abajo se indica: “Este Certificado solo certifica la firma, la capacidad del firmante y, cuando corresponda, el sello o timbre que contiene. No certifica el contenido del documento para el cual se expidió.” Es decir, el ODS no verifica de qué tipo de documento se trata, sino ÚNICAMENTE comprueba la existencia del Notario Público y que la muestra de su firma coincida realmente con la firma presentada.
El certificado de autenticación establece que el documento autenticado ha sido firmado por el Notario Público y que su firma ha sido certificada (autenticada) en Toronto el 9 de julio de 2025, por el Director del Official Documents Services (ODS), Kenneth Woo.
Más abajo se indica: “Este Certificado solo certifica la firma, la capacidad del firmante y, cuando corresponda, el sello o timbre que contiene. No certifica el contenido del documento para el cual se expidió.” Es decir, el ODS no verifica de qué tipo de documento se trata, sino ÚNICAMENTE comprueba la existencia del Notario Público y que la muestra de su firma coincida realmente con la firma presentada.
Este es el aspecto del certificado de autenticación emitido por el Official Document Services (ODS). La firma del notario que expidió la Copia Fiel fue autenticada:
Tenga en cuenta que, para algunos documentos originales, como el formato corto del certificado de nacimiento emitido en Ontario, el ODS coloca la etiqueta de autenticación en el reverso del documento en lugar de emitir una página de autenticación separada (véase un ejemplo a la derecha). La validez de la autenticación no se ve afectada por ello.
Las dos primeras páginas son la traducción al español propiamente dicha. La tercera y cuarta páginas contienen fotocopias de los documentos a partir de los cuales se realizó la traducción. La quinta página es la certificación de la traducción, firmada por el traductor y el director de la agencia de traducción. La sexta página corresponde a la notarización de la traducción, preparada en ambos idiomas y firmada por el director de la agencia de traducción y el notario. Es la firma del notario la que permite autenticar la traducción.
A continuación, se muestra cómo luce la traducción notariada de la Copia Fiel autenticada del certificado de nacimiento:
Tenga en cuenta que el certificado de autenticación está encuadernado con los dos sujetadores metálicos de anillo únicamente a una hoja —la notarización de la traducción. La traducción en sí no está incluida y se adjunta con un clip común al documento notarial autenticado.
Así es como luce la traducción autenticada. La firma del notario que notariaba la traducción fue autenticada por el Official Document Services (ODS):
El conjunto completo de documentos está encuadernado y sellado con el sello del Consulado. En este ejemplo, el paquete consta de 11 páginas:
En la primera página de la legalización consular, se indica que el 27 de agosto de 2025 la Cónsul de Cuba en Toronto, Aneylin Ruiz Casas, certificó que el documento objeto de legalización ha sido emitido de conformidad con las leyes vigentes en este país (Canadá) y con las formalidades correspondientes para ser considerado un documento público. También certifica que el Sr. Kenneth Woo ejercía el cargo mencionado en la fecha consignada en el documento relativo a la legalización del certificado de nacimiento, lo que lo facultaba para autorizar dicho documento, y que la firma de Kenneth Woo parece auténtica, en base a su similitud con la firma que suele usar en todos sus actos.
Aneylin Ruiz Casas certificó luego el documento con su firma y el sello del Consulado, y además proporcionó información sobre el pago de la tasa consular. La etiqueta situada en la esquina inferior derecha indica que la legalización ha sido completada e incluye el número de legalización consular, que es único para cada documento.
La segunda página de la legalización contiene información similar, pero relativa a la legalización de la traducción.
- Las dos primeras páginas corresponden a la legalización consular en sí — una para el certificado de nacimiento y la otra para la traducción.
- A continuación, en orden, se incluyen: el certificado de nacimiento autenticado (específicamente, su copia notarial), la notarización autenticada de la traducción y, por último, la traducción misma en cinco páginas.
- Cada página lleva el sello del Consulado, incluido el reverso de la última página, lo cual impide cualquier sustitución de páginas dentro del paquete.
En la primera página de la legalización consular, se indica que el 27 de agosto de 2025 la Cónsul de Cuba en Toronto, Aneylin Ruiz Casas, certificó que el documento objeto de legalización ha sido emitido de conformidad con las leyes vigentes en este país (Canadá) y con las formalidades correspondientes para ser considerado un documento público. También certifica que el Sr. Kenneth Woo ejercía el cargo mencionado en la fecha consignada en el documento relativo a la legalización del certificado de nacimiento, lo que lo facultaba para autorizar dicho documento, y que la firma de Kenneth Woo parece auténtica, en base a su similitud con la firma que suele usar en todos sus actos.
Aneylin Ruiz Casas certificó luego el documento con su firma y el sello del Consulado, y además proporcionó información sobre el pago de la tasa consular. La etiqueta situada en la esquina inferior derecha indica que la legalización ha sido completada e incluye el número de legalización consular, que es único para cada documento.
La segunda página de la legalización contiene información similar, pero relativa a la legalización de la traducción.
Finalmente, a continuación se muestra cómo se ve el documento legalizado por el Consulado de Cuba en Toronto:
¿Más preguntas que respuestas? Veamos su situación específica.
Legalización de un Certificado de Nacimiento
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Tenga en cuenta que existen tres tipos de certificados de nacimiento canadienses:
- -1-Forma corta sin los nombres de los padres
(un documento azul de aproximadamente media hoja tamaño Carta)— este certificado NO es apto para ninguna legalización, ya que no contiene información sobre los padres, la cual es obligatoria. - -2-Forma corta con los nombres de los padres
(un documento azul de aproximadamente media hoja tamaño Carta)— generalmente es apto para legalización. - -3-Forma larga
(un documento blanco de formato Legal, aproximadamente de 1,5 hojas Carta en altura)— generalmente es apto para legalización.
Este tipo de documento NO será aceptado en el consulado si no figuran los nombres y apellidos de los padres.
Certificado de nacimiento
Certificado de nacimiento con información de los padres
Tenga en cuenta: cuando aparecen los nombres y apellidos de los padres, dicho documento normalmente sí es aceptado en el consulado.
“Certified Copy of the Birth Registration” (“Forma larga”)
Tenga en cuenta: cuando aparecen los nombres y apellidos de los padres, dicho documento normalmente sí es aceptado en el consulado.
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