Un documento puede ser autenticado en su forma original, en cuyo caso el certificado de autenticación se adjuntará al original. También es posible autenticar una copia notarial del documento (Copia Fiel), en cuyo caso el certificado de autenticación se adjuntará a la copia notarial. De acuerdo con los requisitos del Ministerio de Asuntos Exteriores, ciertos tipos de documentos solo pueden autenticarse como Copia Fiel, mientras que otros pueden autenticarse ya sea en su forma original o como copia.
Usted puede autenticar un documento:1) En la
Oficina de Asuntos Exteriores de Canadá (Global Affairs), ubicada en Ottawa. Global Affairs de Canadá autentica documentos emitidos por el Gobierno de Canadá, o emitidos o notarizados en Manitoba, New Brunswick, Newfoundland y Labrador, Northwest Territories, Nova Scotia, Nunavut, Prince Edward Island y Yukon.
2) En ministerios provinciales o territoriales. Existen ministerios provinciales en Alberta, Columbia Británica, Ontario, Quebec y Saskatchewan. Por ejemplo, en Ontario, dicho ministerio se llama ODS (Ontario Document Services) y se encuentra en Toronto y en algunas otras ciudades de Ontario. Un ministerio provincial solo puede autenticar documentos emitidos en esa provincia y no en otra. Es decir, si su documento fue emitido en Quebec, no podrá autenticar su original en el ODS (Ministerio de Ontario). Pero sí puede autenticar su Copia Fiel en el ODS.
Notarización de un documento para autenticación
Todos los documentos pueden dividirse en tres tipos: aquellos que necesitan ser notarizados antes de la autenticación, aquellos que no, y aquellos que se preparan con la ayuda de un notario, lo cual es un procedimiento diferente que requiere una visita presencial al notario o una videollamada, dependiendo de la provincia.
Los principales documentos divididos en estos tres tipos son:
1) No necesitan ser notarizados: certificados emitidos por el registro civil, por ejemplo, certificados de nacimiento, matrimonio, divorcio, defunción, cambio de nombre, diplomas emitidos por una institución pública, etc. La única excepción son los documentos emitidos en provincias distintas a Ontario que se presenten para autenticación a través del ODS; en tal caso se requieren Copias Fieles.
2) Deben ser notarizados: certificados de cremación y sepelio, certificados de buena conducta, diplomas, documentos bancarios y judiciales, diplomas emitidos por una institución privada, etc. Dichos documentos son notarizados por un notario en Ontario para poder ser legalizados en esta provincia.
3) Necesitan ser firmados ante notario: poderes, declaraciones de soltería, renuncias de herencia, solicitudes de pago de pensiones, y cualquier otro documento o declaración notarial. Los documentos notariales deben ser firmados con mi notario en Ontario por videollamada o en persona, lo que los hace pasar por el proceso de legalización en la provincia de Ontario.
¿Quiénes son los empleados estatales canadienses que firman estos documentos y cuyas firmas y sellos se autentican realmente?
1) Registrador General o Sub-registrador General: certificados emitidos por las oficinas del registro civil, como nacimiento, matrimonio, divorcio, defunción, cambio de nombre, etc.
2) Notario Público: copias verdaderas de cualquier documento, como certificados de cremación y entierro, certificados de antecedentes policiales, diplomas, documentos bancarios y judiciales, etc.
3) Notario Público: poderes notariales, declaraciones de renuncia a herencias, declaraciones de asignación de pagos de pensión, cualquier otro documento y declaración notarial.
4) Juez o Secretario del Tribunal: decisiones judiciales.
5) Funcionario del Departamento de Registro de Corporaciones (Registraire des entreprises en Quebec): certificados de registro de corporaciones.
6) Decanos de universidades y escuelas públicas: diplomas.
7) Abogados: cualquier otro documento legal.
¡NOTA IMPORTANTE! Solo el ODS acepta documentos para autenticación en persona y emite el certificado de autenticación el mismo día. Todos los demás ministerios, incluido Asuntos Globales, aceptan documentos únicamente por correo, y los plazos de tramitación varían de 5 a 20 días hábiles, más el tiempo y costos adicionales de envío. Por lo tanto, es más rápido y económico autenticar documentos a través del ODS. Afortunadamente, el Consulado de Cuba permite la legalización no del documento original, sino de su copia notarial (Copia Fiel). Así, la forma más sencilla es hacer copias notariales de los documentos en Ontario, autenticarlas en el ODS y luego legalizarlas en el Consulado de Cuba en Toronto.